Aprueban los “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”
RESOLUCIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO
N° 004-2020-SUNEDU/CD
Lima, 14 de enero de 2020
VISTOS:
El Informe N° 139-2019-SUNEDU-03-08-04 de la Unidad de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario de la Oficina de Administración; el Informe N° 867-2019-SUNEDU-03-06 de la Oficina de Asesoría Jurídica; y, el Informe N° 123-2019-SUNEDU-03-07 de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto;
CONSIDERANDO:
Que, mediante la Ley N° 30220–Ley Universitaria, se creó la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (en adelante, la Sunedu), como un organismo técnico especializado adscrito al Ministerio de Educación, responsable del licenciamiento para el servicio educativo superior universitario, de supervisar la calidad de dicho servicio, y fiscalizar si los recursos públicos y beneficios otorgados por ley a las universidades han sido destinados a fines educativos y al mejoramiento de la calidad;
Que, el artículo 22 de la Ley Universitaria establece que la Sunedu es la autoridad central de la supervisión de la calidad bajo el ámbito de su competencia, incluyendo el licenciamiento y supervisión de las condiciones del servicio educativo a nivel universitario, en razón de lo cual dicta normas y establece procedimientos para asegurar el cumplimiento de las políticas públicas del Sector Educación en materia de su competencia;
Que, el cese de actividades de las universidades o escuelas de posgrado con licencia denegada comporta la posibilidad de que, con el transcurrir del tiempo, estas instituciones dejen de prestar todo tipo de actividad, incluyendo sus habituales servicios administrativos, lo cual impediría a sus estudiantes, egresados, graduados y titulados obtener información relativa a su historial académico, la cual es esencial para la trazabilidad de los estudios seguidos por los estudiantes y su consecuente reconocimiento;
Que, sin perjuicio de que las personas con estudios conducentes a grados o títulos, en curso o concluidos en universidades en cese, deban tomar las acciones correspondientes a fin de recabar su información académica, de acuerdo con los procedimientos internos de su institución de educación superior universitaria, en observancia del principio de interés superior del estudiante, es necesario que las universidades adopten las medidas pertinentes a fin de garantizar la integridad de dicha información y la protección de los derechos de los estudiantes y egresados involucrados;
Que, el artículo 15 del “Reglamento del Proceso de Cese de Actividades de Universidades y Escuelas de Posgrado”, aprobado por Resolución del Consejo Directivo Nº 111-2018-SUNEDU/CD, establece que las universidades y escuelas de posgrado en proceso de cese son responsables de la administración del acervo académico de sus estudiantes, egresados y/o titulados, según lo establecido en los lineamientos y directivas aprobadas por el Sistema Nacional de Archivos y en los lineamientos que emita la Sunedu sobre la materia. Para tal efecto, la Segunda Disposición Complementaria Final del referido reglamento, estableció que la Sunedu, mediante Resolución de su Consejo Directivo, aprobará los lineamientos para el tratamiento de dicha información;
Que, el artículo 34 del Reglamento de Organización y Funciones (en adelante, ROF) de la Sunedu, señala que la Unidad de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario es la unidad orgánica encargada de proponer a la Oficina de Administración los documentos normativos y su actualización, correspondientes a la atención al ciudadano y trámite documentario; asimismo, coordina y procesa el flujo documentario de la Sunedu, implementa, conduce y supervisa el Sistema de Archivo Institucional y orienta a los órganos y unidades orgánicas de la institución el cumplimiento de las normas técnicas en todos los niveles de archivos hasta su transferencia definitiva al Archivo Central, cuando corresponda. En este sentido, mediante Informe Nº 139-2019-SUNEDU-03-08-04, sustentan la necesidad de establecer los lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente;
A su vez, el literal f del artículo 22 del citado ROF establece que la Oficina de Asesoría Jurídica tiene como función elaborar o participar en la formulación de proyectos normativos. De esta forma, mediante Informe Nº 867-2019-SUNEDU-03-06, la citada Oficina presentó la propuesta de “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”;
Que, mediante Informe Nº 123-2019-SUNEDU-03-07, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto emitió opinión técnica favorable al proyecto de “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”;
Que, por tanto, resulta necesario aprobar una norma que determine los lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente. Ello a efectos que, de este modo, se garantice el derecho de acceso a la educación en cumplimiento de las condiciones básicas de calidad y el respeto de los derechos de los integrantes de la comunidad universitaria;
Que, el literal e) del artículo 8 del Reglamento de Organización y Funciones establece que el Consejo Directivo de la Sunedu tiene entre sus funciones aprobar y proponer, cuando corresponda, documentos normativos. Asimismo, según lo previsto en el numeral 10.7 del artículo 10 del Reglamento que establece el procedimiento de elaboración de normas de la Sunedu, aprobado por Resolución de Consejo Directivo N° 018-2016-SUNEDU-CD, compete al Consejo Directivo de la Sunedu evaluar las propuestas normativas y, de estar conforme con ella, expedir la Resolución que ordena la publicación del proyecto o, de ser el caso, su aprobación;
Que, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo 8 del ROF y en el numeral 10.7 del artículo 10 del Reglamento que establece el procedimiento de elaboración de normas de la Sunedu, compete al Consejo Directivo aprobar los Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente;
Que, estando a lo acordado por el Consejo Directivo en la sesión SCD N° 049-2019;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- Aprobar los “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”, los cuales constan de catorce (14) artículos, una (1) disposición final transitoria, cuatro (4) disposiciones complementarias finales y un (1) anexo.
Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente Resolución y de los “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”, en el diario oficial “El Peruano”.
Artículo 3.- Encargar a la Oficina de Comunicaciones la publicación de la presente Resolución, los “Lineamientos para el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente”, su exposición de motivos, así como su anexo, en el portal institucional de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (www.sunedu.gob.pe), el mismo día de su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”.
Regístrese y publíquese.
Carlos Martín Benavides Abanto
Presidente del Consejo Directivo de la Sunedu
LINEAMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DEL ACERVO ACADÉMICO DE LAS personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- Objeto
La presente norma tiene por objeto establecer lineamientos destinados a regular el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios en universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente (en adelante, universidades en cese), de conformidad con la Segunda Disposición Complementaria Final del Reglamento del proceso de cese de actividades de universidades y escuelas de posgrado, aprobado por Resolución del Consejo Directivo Nº 111-2018-SUNEDU/CD.
Artículo 2.- Finalidad
En observancia del principio del interés superior del estudiante, la presente norma tiene por finalidad normar el tratamiento del acervo académico de las personas con estudios conducentes a grados o títulos, en curso o concluidos, en universidades en cese. A tal efecto, se entiende por tratamiento a las actividades de conservación, administración y transferencia de esta documentación, que corresponden al poseedor de la misma.
Sin perjuicio de las disposiciones previstas en la presente norma, las personas con estudios conducentes a grados o títulos, en curso o concluidos, en universidades en cese, deben tomar las acciones correspondientes a fin de recabar su información académica, de acuerdo con los procedimientos internos de su institución de educación superior universitaria.
Artículo 3.- Ámbito de aplicación
La presente norma es aplicable a:
3.1 Los órganos y unidades orgánicas de la Sunedu que participan en el tratamiento del acervo académico, de acuerdo a lo dispuesto en la presente norma.
3.2 Las universidades y escuelas de posgrado que se encuentran en el proceso de cese de actividades o que hayan cesado sus actividades definitivamente.
3.3 Las personas con estudios conducentes a grados o títulos, en curso o concluidos, en universidades en cese.
3.4. Las universidades receptoras de personas con estudios conducentes a grados o títulos, en curso o concluidos, en universidades en cese.
3.5. Las universidades que participen en las operaciones de fusión, en el marco del “Reglamento de fusión, transformación, escisión, disolución o liquidación de universidades privadas”, aprobado por Resolución del Consejo Directivo Nº 112-2018-SUNEDU/CD.
Artículo 4.- Acervo académico
Para efectos del presente reglamento, el acervo académico comprende toda información de naturaleza académica de las personas señaladas en el numeral 3.3 del artículo 3 la presente norma. Como mínimo, el acervo académico, según sea el caso, está compuesto por los siguientes documentos:
a) Constancia de ingreso de la universidad o escuela de posgrado de origen.
b) Constancia de egreso de la universidad o escuela de posgrado, de corresponder.
c) Certificado de estudios superiores que denote el registro histórico de notas y la información histórica del rendimiento académico del estudiante.
d) Constancia de referencia disciplinaria o de no haber sido separado por bajo rendimiento académico o por medida disciplinaria.
e) Resolución de la autoridad competente que aprobó otorgar el grado o título, siempre que este no conste inscrito en el Registro Nacional de Grados y Títulos administrado por la Sunedu.
Artículo 5.- Información académica general
Para efectos del presente reglamento, se entiende por información académica general la siguiente información:
a) La información detallada en el artículo 13 del Reglamento del Proceso de Cese de Actividades de Universidades y Escuelas de Posgrado, aprobada con Resolución del Consejo Directivo N° 111-2018-SUNEDU/CD. Esta información debe ser remitida a la Sunedu en la forma y los plazos previstos en el citado Reglamento.
b) Los planes de estudios y sílabos de cada uno de los programas académicos conducentes a grado o título, que componen la oferta educativa vigente de la universidad en cese. Esta información debe ser entregada, en formatos físico y digital, a la Sunedu dentro del plazo máximo del proceso de cese de actividades comunicado por la universidad.
CAPÍTULO II
TRATAMIENTO DEL ACERVO ACADÉMICO
Artículo 6.- Responsable del acervo académico
De acuerdo con lo establecido en el numeral 15.2 del artículo 15 del Reglamento del proceso de cese de actividades de universidades y escuelas de posgrado, aprobado por Resolución del Consejo Directivo N° 111-2018-SUNEDU/CD, el Secretario General de las universidades o escuelas de posgrado, o quien haga sus veces, es el responsable del debido tratamiento del acervo académico.
Artículo 7.- Emisión de certificados, constancias y copias del acervo académico
Previo pago de las tasas fijadas por la universidad, las universidades y escuelas de posgrado en proceso de cese de actividades tienen el deber de atender las solicitudes de emisión de certificados, constancias y copias de los documentos que forman parte del expediente académico de todos sus estudiantes.
Artículo 8.- Remisión del acervo académico
8.1 Para efectos de la presente norma, la remisión del acervo académico es una obligación a cargo de las universidades y escuelas de posgrado en proceso de cese de actividades, mediante la cual remiten a la Sunedu, para su tratamiento, los originales o copias autenticadas por el Secretario General en funciones que conste inscrito en el Registro de Datos de Autoridades de la Sunedu, de los documentos que componen el acervo académico de todas las personas señaladas en el numerales 3.3 del artículo 3 la presente norma.
8.2 El acervo académico debe transferirse dentro del plazo máximo de cese de actividades comunicado por la universidad en cese.
8.3 El traslado de los estudiantes a otra universidad o escuela de posgrado a fin de continuar estudios, no exime de la obligación de remitir el acervo académico a la Sunedu.
8.4 La Universidad o escuela de posgrado en proceso de cese de actividades tiene la obligación de inventariar la información que remita a la Sunedu, para lo cual debe utilizar el “Formato de Inventario de Transferencia de documentos” que, como Anexo 1, forma parte integrante de la presente norma. Sin perjuicio de ello, la Sunedu se reserva la potestad de requerir la subsanación de cualquier omisión en el envío de documentación.
Artículo 9.- Procedimiento para la remisión del acervo académico
Para llevar a cabo la remisión del acervo académico, las universidades en cese deben:
9.1 Determinar, en metros lineales, la longitud de la documentación integrante del acervo académico, con la finalidad de evaluar la cantidad total de metros lineales de la documentación.
9.2 Presentar a la Sunedu un cronograma para la remisión periódica del acervo académico, a efectos de que la entidad efectúe las acciones necesarias para su adecuada recepción.
Artículo 10.- Obligaciones de la universidad receptora referidas al tratamiento del acervo académico.
Las universidades receptoras de estudiantes provenientes de universidades en cese están obligadas a preservar y resguardar los documentos que dieron lugar a la recepción de cada uno de los estudiantes de las universidades en proceso de cese de actividades.
Artículo 11.- Obligación de la universidad que participa como parte activa de una operación de fusión
Las universidades o escuelas de posgrados que participen como parte activa de una operación de fusión, tienen la obligación de conservar y administrar toda la documentación académica de los estudiantes, egresados, graduados y titulados de las universidades o escuelas de posgrado absorbidas.
CAPÍTULO III
ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO ACADÉMICO
Artículo 12.- Administración del acervo académico
La Unidad de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario de la Sunedu, a través del Archivo Central de la Sunedu, es el órgano a cargo del tratamiento del acervo académico proveniente de las universidades en cese, luego de su entrega conforme. Durante este periodo la Sunedu debe:
a) Conservar el acervo académico que reciba en custodia, hasta su remisión al Archivo General de la Nación.
b) Emitir constancias de custodia del acervo académico a fin de que los interesados puedan acreditar la existencia de su documentación durante el tiempo que esta se encuentre administrada por la Sunedu.
c) Emitir copias simples de los documentos integrantes del acervo académico para los fines que los interesados estimen pertinentes.
d) Organizar el acervo académico para su remisión al órgano correspondiente del Archivo General de la Nación para su tratamiento, de forma progresiva y en cumplimiento de las disposiciones del Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 13.- Constancia de custodia de acervo académico
La constancia de custodia del acervo académico es un documento público que emite la Sunedu, durante la administración del acervo académico proveniente de las universidades o escuelas de posgrado en proceso de cese de actividades. Esta constancia acredita la existencia de los documentos y que estos se encuentran en custodia de la Sunedu. La emisión de la constancia no califica o valida el contenido del documento integrante del acervo académico.
Artículo 14.- Emisión de copias simples
El titular puede solicitar a la Sunedu copias simples de los documentos integrantes del acervo académico durante el periodo que este se encuentre administrado por la Sunedu.
DISPOSICIÓN FINAL TRANSITORIA
Única.- Universidades o escuelas de posgrado que hayan cesado definitivamente
A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente norma, las universidades o escuelas de posgrado que hayan cesado definitivamente sus actividades, tienen la obligación de remitir el acervo académico al que hace referencia el Capítulo II de la presente norma, en el plazo máximo de 6 meses.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
Primera.- Información no generada
En caso la universidad en cese no cuente con alguno de los documentos que forman parte del acervo académico, debe generar dichos documentos en virtud de la información que disponga, debiendo ser suscritos por las autoridades competentes y autenticados por el Secretario General en funciones que conste inscrito en el Registro de Datos de Autoridades de la Sunedu.
Segunda.- Alojamiento de trabajos de investigación
Todos los trabajos de investigación conducentes a grados o títulos deben ser alojados en el Registro Nacional de Trabajos de Investigación (RENATI), administrado por Sunedu, de acuerdo con las disposiciones del Reglamento del Registro Nacional de Trabajo de Investigación para optar grados académicos y títulos profesionales, aprobado por Resolución de Consejo Directivo N° 033-2016-SUNEDU/CD.
Tercera.- Comunicación de Secretarios Generales
Salvo que ya consten inscritos en el Registro de Datos de Autoridades, administrado por la Sunedu, adicionalmente a la entrega del acervo académico, las universidades en cese deben remitir a la Unidad de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario de la Sunedu, los documentos mediante los cuales se designaron todos los Secretarios Generales de la institución.
Cuarta- Aplicación supletoria
Las disposiciones del Reglamento para el cese de universidades y escuelas de posgrado, aprobado por Resolución del Consejo Directivo Nº 111-2018-SUNEDU/CD se aplican supletoriamente a los presentes lineamientos.
1846141-2