Autorizan transferencia del acervo documentario registral de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción; así como de sus respectivos títulos archivados y la información sistematizada en formato electrónico, si la tuviera, de las Oficinas de Registro del Estado Civil automatizadas de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha

RESOLUCIÓN JEFATURAL

Nº 000126-2024/JNAC/RENIEC

Lima, 13 de agosto del 2024

VISTOS:

El Informe Nº 000738-2024/DRC/SDTN/RENIEC (10AGO2024) de la Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles; el Memorando Nº 000829-2022/DSR/RENIEC (09AGO2022) de la Dirección de Servicios Registrales, el Oficio Nº 000625-2024-GG/MCSR/CG (09AGO2024) del Coordinador General del Proyecto RENIEC-BID de la Unidad Ejecutora 002: Mejora de la Calidad de Servicios Registrales - RENIEC y la Hoja de Elevación Nº 000202-2024/DRC/RENIEC (12AGO2024) de la Dirección de Registros Civiles; y,

CONSIDERANDO:

Que el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo constitucionalmente autónomo, encargado de manera exclusiva y excluyente de las funciones de organizar y actualizar el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales y, entre otros, de inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y demás actos que modifican la capacidad y estado civil;

Que la Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26497, Ley Orgánica del RENIEC, establece que la Jefatura Nacional queda autorizada a establecer los mecanismos necesarios para la transferencia e integración de las Oficinas de Registros del Estado Civil, pudiendo, como consecuencia de ello, adoptar las disposiciones conducentes al cumplimiento de dicho mandato, conforme a la Octava Disposición Final del Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado por Decreto Supremo Nº 015-98-PCM;

Que mediante la Resolución Jefatural Nº 000023-96-JEF (03ABR1996), se delegó a las Oficinas de los Registros Civiles que funcionan en las Municipalidades Provinciales y Distritales, Municipios de Centro poblado Menor (hoy Municipalidades de Centro Poblado), Agencias Municipales, Comunidades Nativas, guarniciones militares de frontera y misioneros religiosos autorizados a inscribir, las funciones previstas en los literales a), b), c), e), i), l), m), n), o), y q) del artículo 44º de la Ley Nº 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil;

Que mediante la Resolución Jefatural Nº 000116-2013/JNAC/RENIEC (05ABR2013), la Jefatura Nacional autorizó el proceso de automatización de las actividades delegadas a las Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) que funcionan en las Municipalidades Provinciales, Distritales o de Centros Poblados, a nivel nacional, para realizar registros en línea de hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de las personas y demás procedimientos registrales utilizando el Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas - SIRCM del RENIEC en el marco de las funciones delegadas mediante la Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF ampliado a todo tipo de oficinas del sistema registral conforme a las disposiciones de la Directiva DI-011-DRC/002 “Automatización de las actividades registrales en las OREC a nivel nacional y en los consulados”, aprobada mediante la Resolución Secretarial Nº 000108-2023/SGEN/RENIEC (30OCT2023);

Que mediante la Resolución Jefatural Nº 000061-2024/JNAC/RENIEC (08ABR2024), se aprobó el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del RENIEC y de acuerdo a lo señalado en su artículo 41º la Dirección de Registros Civiles es el órgano de línea técnico normativo del Sistema de Registros Civiles y se encarga, entre otros, de planificar, conducir, ejecutar y supervisar el proceso de inscripción, del procesamiento de las actas registrales, atención de solicitudes y depuración de las actas registrales provenientes de las Oficinas Autorizadas que conforman el Sistema Registral Civil - SRC;

Que asimismo, el artículo 102º del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del RENIEC antes referido, establece que la Sub Dirección Técnico Normativa es la unidad orgánica de la Dirección de Registros Civiles encargada de formular políticas, lineamientos e instrumentos procedimentales en materia de registros civiles, para orientar el desarrollo de la función de las unidades del Sistema Registral, brindando asesoramiento a sus órganos conformantes; señala también que esta unidad orgánica controla, coordina y supervisa la integración a la institución, del acervo documentario registral de las Oficinas autorizadas; en este sentido, el literal m) del artículo 103º establece entre sus funciones la de gestionar la incorporación o transferencia el acervo documentario de Registros Civiles – RRCC al RENIEC, proveniente de las Oficinas Autorizadas que conforman el Sistema Registral Civil, con la finalidad de que las actas registrales se encuentren integradas en la base de datos del RENIEC;

Que mediante el Informe de vistos la Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles, señala que a partir del año 2013 se implementó una estrategia de integración que corresponde a la automatización de las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC), a nivel nacional, en virtud a lo cual, las OREC de las Municipalidades ya no realizan este registro manualmente sino en forma automatizada a través del Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas con la respectiva conexión a la base de datos del RENIEC; gracias a esta estrategia, el RENIEC implementa buenas prácticas de gestión en las OREC de las municipalidades para el registro de las nuevas inscripciones de los nacimientos, matrimonios, defunciones y demás actos modificatorios del estado civil;

Que de igual forma, la Sub Dirección Técnico Normativa precisa que en el marco del Proyecto de Inversión Pública “Mejoramiento del acceso a los Servicios de Registros Civiles e Identificación de Calidad a Nivel Nacional”, la Unidad Ejecutora 002: Mejora de la Calidad de Servicios Registrales - RENIEC, convocó al proceso de Licitación Pública Internacional (LPI) Nº 002- 2021-MCSR correspondiente al “Servicio de inventario, traslado y transferencia del acervo documentario del RENIEC ubicado en 43 Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) de las Municipalidades Provinciales y servicio de evaluación, digitalización, verificación, digitación y control de calidad de imágenes y micrograbación de las actas registrales”, firmándose el Contrato Nº 019-2022-GG/MCSR con la empresa ganadora del referido proceso de Licitación Pública Internacional y la suscripción de 8 adendas, entre ellas la Adenda Nº 01 del Contrato Nº 019- 2022-GG/MCSR, mediante el cual se amplió el alcance del servicio a 86 OREC de Municipalidades Provinciales;

Que la Sub Dirección Técnico Normativa señala que en la ejecución del referido contrato se estableció 3 fases, a saber: Fase Pre Operativa, Fase Operativa y Fase de Transferencia y cierre; por lo que en el marco de la Fase Operativa se ha previsto la transferencia del acervo documentario que se ejecutará durante el año 2024 y mediante el Oficio Nº 000625-2024/GG/MCSR/CG (09AGO2024), en referencia al Informe Nº 000467-2024/GG/MCSR/CT-EC1 (09AGO2024), el Coordinador General de la Unidad Ejecutora 002: Mejora de la Calidad de Servicios Registrales - RENIEC valida la fecha de transferencia de la OREC de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha que iniciaron su proceso de inventario en el mes de agosto de 2024;

Que en ese sentido, la Sub Dirección Técnico Normativa propone la transferencia del acervo documentario de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción y sus respectivos títulos archivados de las OREC de las Municipalidades Provinciales automatizadas de Palpa y Chincha del departamento de Ica; señalando que ello permitirá que los ciudadanos que realizaron registros en dichas oficinas, puedan obtener copia certificada de su acta en cualquier Oficina Registral del RENIEC a nivel nacional, potenciando de esta forma el Sistema de Registros Civiles del RENIEC; propuesta que cuenta con la opinión favorable de la Dirección de Registros Civiles de acuerdo al siguiente detalle:

Que es preciso señalar que las OREC automatizadas de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha, mantendrán la delegación de las funciones registrales conferidas mediante la Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF y la automatización autorizada a través de la Resolución Jefatural Nº 000116-2013/JNAC/RENIEC (05ABR2013) y regulada por la Directiva DI-011-DRC/002 “Automatización de las Actividades Registrales en las OREC a Nivel Nacional y en los Consulados”, aprobada mediante la Resolución Secretarial Nº 000108-2023/SGEN/RENIEC (30OCT2023);

Que mediante el Memorando Nº 000829-2022/DSR/RENIEC (09AGO2022), la Dirección de Servicios Registrales en el ámbito de su competencia y el ejercicio de sus funciones, adjunta la relación del personal de la Oficinas Regionales que deberán suscribir las Actas de Transferencias del acervo documentario de Registros Civiles con la Comisión de Transferencia de las Municipalidades, para inmediatamente proceder a la entrega del referido acervo documentario a los representantes debidamente acreditados de la empresa ganadora de la Licitación Pública Internacional (LPI) Nº 002-2021-MCSR lo que deberá realizarse en acto continuo y en el mismo lugar de las OREC de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha;

Que la Sub Dirección Técnico Normativa en ejercicio de sus funciones, estará encargada del proceso de monitoreo y supervisión de la transferencia del acervo documentario al RENIEC de las referidas OREC automatizadas;

Que atendiendo a lo expuesto, corresponde aprobar la transferencia del acervo documentario de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción y sus respectivos títulos archivados de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha; así como la información sistematizada en formato electrónico (datos e imágenes), si las tuvieran;

Que, la presente Resolución Jefatural debe ser puesta a conocimiento de la ciudadanía, a través de la correspondiente publicación;

Que mediante Resolución Jefatural Nº 000120-2024/JNAC/RENIEC (05AGO2024), se dispone encargar a la señora GABRIELA BERTHA HERRERA TAN, Secretaria General, las funciones del cargo de Jefa Nacional del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 07 al 13 de agosto de 2024, con retención de su cargo; y,

De conformidad con lo dispuesto por la Ley Nº 26497, Ley Orgánica del RENIEC, el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado por Decreto Supremo Nº 015-98- PCM, el Reglamento de Organización y Funciones del RENIEC, aprobado por Resolución Jefatural Nº 000061-2024/JNAC/RENIEC (08ABR2024) y lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 001-2009-JUS, Reglamento que establece disposiciones relativas a la publicidad, publicación de proyectos normativos y difusión de normas legales de carácter general, modificado en parte por el Decreto Supremo Nº 0014-2012-JUS;

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- AUTORIZAR la transferencia del acervo documentario registral de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción; así como de sus respectivos títulos archivados y la información sistematizada en formato electrónico, si la tuviera, de las Oficinas de Registro del Estado Civil automatizadas de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha; las que se harán efectivas conforme al siguiente detalle:

Artículo Segundo.- DISPONER que las Oficinas de Registro del Estado Civil automatizadas detalladas en el artículo precedente, mantengan la delegación de las funciones registrales conferidas mediante Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF y la automatización autorizada por el RENIEC.

Artículo Tercero.- ENCARGAR a la Oficina Regional correspondiente de la Dirección de Servicios Registrales, realizar todas las coordinaciones y acciones pertinentes con las autoridades de las Municipalidades Provinciales de Palpa y Chincha en el departamento de Ica; a efectos de suscribir el acta de transferencia entre los funcionarios municipales y el RENIEC para la inmediata entrega del acervo documentario registral relativo a las secciones de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, sus respectivos títulos archivados, así como la información sistematizada en formato electrónico, si la tuviera; de las Oficinas de Registro del Estado Civil automatizadas de las citadas Municipalidades Provinciales al RENIEC, en cumplimiento de lo establecido en la Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26497 y en los artículos primero y segundo de la presente Resolución Jefatural.

Artículo Cuarto.- ENCARGAR a la Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles la supervisión de la transferencia del acervo documentario al RENIEC de las Oficinas de Registro del Estado Civil automatizadas detalladas en el artículo primero de la presente Resolución Jefatural.

Artículo Quinto.- ENCARGAR a la Dirección de Registros Civiles, a la Dirección de Servicios Registrales y a la Oficina de Comunicaciones y Prensa, la implementación de lo dispuesto por la presente Resolución Jefatural.

Artículo Sexto.- DISPONER la publicación de la presente Resolución Jefatural en el Diario Oficial El Peruano y en el portal institucional www.reniec.gob.pe

Regístrese, publíquese y cúmplase.

GABRIELA BERTHA HERRERA TAN

Jefa Nacional (e)

2315273-1