Normas Complementarias en materia de bienes y/o servicios provistos por terceros en las Coopac
RESOLUCIÓN SBS N° 02490-2024
Lima, 12 de julio de 2024
LA SUPERINTENDENTA DE BANCA, SEGUROS Y
ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES
CONSIDERANDO:
Que, mediante Ley N° 30822, Ley que modifica la Ley N° 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, en adelante Ley General, y otras normas concordantes, se aprobaron disposiciones respecto de la regulación y supervisión de las Cooperativas de Ahorro y Crédito que solo operan con sus socios (en adelante Coopac);
Que, mediante la resolución SBS N° 480-2019 y sus modificatorias se aprobó el Reglamento General de las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público, en el cual se establecen lineamientos referentes a la constitución e inscripción de las Coopac, sobre gobierno corporativo, sobre las operaciones y servicios permitidos en función al nivel modular que sea clasificada la Coopac y sobre aspectos de índole prudencial como aquellos relacionados al capital, reserva cooperativa, patrimonio efectivo, límites, gestión de créditos, gestión de liquidez e inversiones;
Que, la sétima disposición complementaria final de la Resolución SBS Nº 480-2019 precisa que el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público, aprobado mediante Resolución SBS N° 13278-2009 y sus modificatorias, en adelante el Reglamento, continúa vigente para las Coopac;
Que, en orden con los lineamientos aplicables con relación a la gestión integral de riesgos, las Coopac cuentan con una regulación sobre gestión integral de riesgos adecuada a su tamaño y a la complejidad de sus operaciones y servicios;
Que, entendiendo que los bienes y/o servicios prestados por terceros corresponden a aquellos que son entregados y/o prestados a la Coopac por parte de un proveedor;
Que, asimismo, la opción de solicitar bienes y/o servicios a un tercero, aun pudiendo ser desarrollada por la misma Coopac, configura una modalidad de subcontratación, siendo el resultado de esta responsabilidad de la Coopac;
Que, es necesario que la Superintendencia delimite aquellas subcontrataciones de bienes y/o servicios que califiquen como significativas para las Coopac, así como los criterios que deben adoptar las Coopac para calificar por su propia cuenta subcontrataciones significativas de bienes y/o servicios;
Que, sobre la experiencia en supervisión, resulta necesario efectuar modificaciones normativas relacionadas a la subcontratación de bienes y/o servicios prestados por terceros por parte de las Coopac;
Que, asimismo, resulta necesario modificar la disposición referida al plazo de adecuación para cumplir con lo establecido en el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público aprobado mediante Resolución SBS N° 13278-2009 y sus modificatorias, así como con las disposiciones del Reglamento de Gestión de Riesgo de Crédito aprobado por la Resolución SBS N° 3780-2011 y sus modificatorias;
Que, a efectos de recoger las opiniones del público en general respecto de la propuesta de modificación de la normativa relacionada a la subcontratación de bienes y/o servicios prestados por terceros por parte de las Coopac, se dispuso la prepublicación del proyecto de resolución, al amparo de lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 001-2009-JUS;
Contando con el informe técnico previo y positivo de viabilidad de la norma de la Superintendencia Adjunta de Cooperativas y con el visto bueno de las Superintendencias Adjuntas de Cooperativas y de Asesoría Jurídica; y,
En uso de la atribución conferida en los numerales 7, 9 y 13 del artículo 349, así como en el numeral 4 A de la Vigésimo Cuarta Disposición Final y Complementaria, de la Ley General;
RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar las Normas Complementarias en materia de bienes y/o servicios provistos por terceros en las Coopac:
“NORMAS COMPLEMENTARIAS EN MATERIA
DE BIENES Y/O SERVICIOS PROVISTOS
POR TERCEROS EN LAS COOPAC
Artículo 1.- Alcance
La presente normativa es aplicable a las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público (en adelante, Coopac) y Centrales de Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público (en adelante, Centrales).
Artículo 2.- Definiciones
Para la aplicación de la presente normativa deben considerarse las siguientes definiciones y/o referencias:
1. Bienes y/o servicios provistos por terceros.- bienes y/o servicios provistos por terceros son aquellos entregados a la Coopac por parte de un proveedor. En caso se trate de un bien y/o servicio que pudiera ser desarrollado por la Coopac, pero decide solicitarlo a través de un tercero, se configura la modalidad de subcontratación.
2. Bienes y/o servicios significativos provistos por terceros.- bienes y/o servicios provistos por terceros que, en caso de falla o suspensión, pueden poner en riesgo importante a la Coopac al afectar sus ingresos, solvencia, continuidad operativa o reputación.
3. Directivos.- de acuerdo con la definición establecida en el Reglamento General de las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público, aprobado mediante Resolución SBS Nº 480-2019 y sus modificatorias.
4. Gerente.- de acuerdo con la definición establecida en el Reglamento General de las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público, aprobado mediante Resolución SBS Nº 480-2019 y sus modificatorias.
5. Grupo económico.- de acuerdo con la definición establecida en las Normas especiales sobre vinculación y grupo económico, aprobadas mediante Resolución SBS Nº 5780-2015.
6. Normas especiales sobre vinculación.- Normas especiales sobre vinculación y grupo económico, aprobado mediante Resolución SBS Nº 5780-2015.
7. Principales funcionarios.- de acuerdo con la definición establecida en el Reglamento General de las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público, aprobado mediante Resolución SBS Nº 480-2019 y sus modificatorias.
8. Proveedor.- tercero contratado para brindar bienes y/o servicios a una Coopac, incluso bajo la modalidad de subcontratación. Las personas que forman parte del mismo grupo económico que la Coopac también son consideradas como terceros. Asimismo, para efectos de esta normativa, los socios son considerados terceros en la medida que actúen bajo la modalidad de subcontratación significativa.
9. Proveedor significativo.- proveedor que brinda un bien y/o servicio significativo de acuerdo con la presente normativa.
10. Reglamento de Registro.- Reglamento de Registro Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público y de las Centrales, aprobado por Resolución SBS N° 4977-2018, y su modificatoria.
11. Reglamento General.- Reglamento General de las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Captar Recursos del Público, aprobado por la Resolución SBS N° 480-2019 y sus modificatorias.
12. Subcontratación.- modalidad mediante la cual una Coopac contrata a un proveedor para que este entregue bienes y/o servicios que por su naturaleza de Coopac se encuentra facultada a desarrollar.
13. Superintendencia.- Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.
Artículo 3.- Bienes y/o servicios provistos por terceros
3.1 Los riesgos asociados a la entrega de bienes y/o servicios provistos por terceros deben ser gestionados como parte del marco de gestión integral de riesgos de la Coopac.
3.2. Los bienes y/o servicios significativos provistos por terceros son aquellos que, en caso de falla o suspensión, pueden poner en riesgo importante a la Coopac al afectar sus ingresos, solvencia, continuidad operativa o reputación. En caso de que algún bien y/o servicios significativos sea provisto por un tercero bajo la modalidad de subcontratación, la subcontratación se considera significativa.
Artículo 4.- Subcontratación
4.1 Las Coopac que contraten con terceros, bienes y/o servicios que podrían ser provistos por ella misma, realizan una subcontratación, independientemente de la modalidad de contratación que la Coopac y el tercero utilicen.
4.2 El Consejo de Administración es responsable del proceso de subcontratación, así como del resultado de esta. La responsabilidad de fiscalizar el procedimiento y el resultado de la subcontratación realizada recae en el Consejo de Vigilancia.
4.3 Antes de realizar una subcontratación, la Coopac debe realizar una evaluación previa de los riesgos, significativos o no, asociados a los bienes y/o servicios a subcontratar. Los riesgos asociados identificados deben ser gestionados como parte del marco de gestión integral de riesgos de la Coopac.
4.4 El Consejo de Vigilancia debe efectuar una evaluación semestral del resultado del servicio contratado, asegurando que dicho servicio se preste con estándares de calidad y oportunidad señalados en el contrato.
4.5 El tercero que brinda el bien y/o servicio a la Cooperativa es un proveedor, de acuerdo con la definición contenida en el numeral 8 del artículo 2 de la presente norma.
Artículo 5.- Subcontratación significativa
5.1 La subcontratación de bienes y/o servicios indicados en el párrafo 5.4. del presente artículo es considerada como subcontratación significativa. Asimismo, el tercero que brinde un bien y/o servicio significativo es considerado un proveedor significativo.
5.2. Para fines del numeral 6 del párrafo 5.4, el Consejo de Administración es el órgano que determina si una subcontratación es significativa. Para dicha aprobación el Consejo de Administración debe considerar una evaluación realizada por el área competente, así como la opinión del Consejo de Vigilancia, donde se determine que la subcontratación puede poner en riesgo importante a la Coopac al afectar sus ingresos, solvencia, continuidad operativa o reputación.
5.3 En el caso de subcontratación significativa, esta debe quedar recogida en un contrato suscrito entre la Coopac y el proveedor significativo, el cual debe contar con cláusulas que faciliten una adecuada revisión de la respectiva prestación así como del cumplimiento de requisitos indicados en los artículos 6 y 7, según corresponda, de la presente norma, por parte de las Coopac, del Consejo de Vigilancia, de la sociedad de auditoría externa, así como por parte de la Superintendencia o las personas que esta designe, en los contratos suscritos con los proveedores.
5.4 Se considera subcontratación significativa a la subcontratación de los siguientes bienes y/o servicios:
1. Gestión de riesgos
2. Auditoría interna
3. Contabilidad
4. Sistemas de información
5. Servicios de gestión de cartera y cobranza
6. Toda subcontratación cuya contraprestación sea igual o mayor al 5% del gasto de administración anualizado, es decir, del gasto de administración de los últimos doce (12) meses. En caso se trate de subcontrataciones recurrentes por importes menores, se considerará el gasto acumulado durante los últimos 12 meses.
7. Otros que el Consejo de Administración señale.
Artículo 6.- Requisitos aplicables a la subcontratación significativa
6.1 Los contratos a ser suscritos por la Coopac deben contener los siguientes aspectos mínimos:
1. La declaración del proveedor significativo de conocer y cumplir las obligaciones y responsabilidades establecidas por esta Superintendencia, así como la normatividad vigente aplicable al servicio provisto.
2. La obligación del proveedor significativo de mantener a disposición de la Superintendencia y a las personas que ésta designe, durante un plazo de 10 años, en concordancia con el párrafo 53.1 del artículo 53 del Reglamento General, los documentos y la información sobre la subcontratación y/o el bien o servicio brindado, y entregarlos a simple requerimiento, bajo los términos y condiciones dispuestos por la Superintendencia;
3. Una cláusula que señale que el proveedor significativo está obligado a revelar a la Superintendencia, cuando en el marco de los encargos recibidos, observe las situaciones que denoten falta de solvencia, insuficiencia patrimonial y/o acentuada debilidad financiera o económica de la Coopac, y a revelar cualquier acto u omisión que viole alguna disposición que las Coopac estén obligadas a cumplir, en un plazo máximo de 5 días calendario desde que observa dicha situación;
4. Una cláusula de penalidad ante el incumplimiento del contrato.
5. La obligación de participar en reuniones de trabajo, según corresponda, con la Superintendencia, el Consejo de Administración y/o Consejo de Vigilancia de la Coopac.
6. La relación de las personas que estarán a cargo de la prestación del servicio, especificando las responsabilidades de cada uno de ellos, si se encuentran contratados con carácter temporal y/o permanente, señalando su experiencia y nivel profesional.
7. La declaración jurada del proveedor significativo y, de ser el caso, de las personas que estarán a cargo de la prestación del servicio de no estar incursas en los impedimentos previstos en el artículo 6 del Reglamento de Registro.
6.2 Los socios, directivos, gerentes, principales funcionarios y trabajadores de la Coopac, así como sus vinculados, de acuerdo con las Normas Especiales de Vinculación, no pueden ser proveedores significativos. Lo antes señalado no aplica a las Centrales.
6.3 En caso se trate de la subcontratación significativa del servicio de contabilidad, la persona natural que brinde el servicio no puede otorgar este a más de tres Coopac en simultáneo, independientemente de si el servicio significativo haya sido contratado por la Coopac de manera directa o a través de un tercero, tal como una Central de Coopac.
Artículo 7.- Requisitos aplicables a la subcontratación significativa del servicio de contabilidad y de sistemas de la información
Adicionalmente a los requisitos señalados en el artículo 6 de la presente norma, en el caso de una subcontratación significativa del servicio de contabilidad y de sistemas de información, la Coopac debe considerar los siguientes aspectos:
1. En la subcontratación significativa del servicio de contabilidad, la declaración del proveedor significativo de que ha desarrollado mecanismos de resguardo y conservación de información a fin de evitar cualquier manipulación de la información contable de la Coopac, de modo que la información que quede registrada no muestre la real situación financiera de la Coopac.
2. En la subcontratación significativa de los servicios de sistemas de información, la declaración del proveedor significativo que el sistema provisto cuenta con pistas de auditoría, es decir con el registro de los cambios e interacciones en el sistema, así como el usuario y la fecha en que se realizó el cambio o interacción.
Artículo 8.- Comunicación de subcontrataciones significativas suscritas por la Coopac con terceros
En un plazo máximo de quince (15) días calendario contados a partir de la fecha de la suscripción del contrato de subcontratación significativa, las Coopac deben poner en conocimiento de esta Superintendencia la realización de una subcontratación significativa, alcanzando para tal efecto copia del informe de evaluación del área competente, de la opinión del Consejo de Vigilancia y del acta en que conste la aprobación del Consejo de Administración, así como la copia del contrato suscrito con el proveedor significativo.”
Artículo Segundo.- Derogar del Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos para las Coopac, aprobado por Resolución SBS N° 13278-2009 y sus normas modificatorias, lo siguiente:
1. El literal q) del numeral 1 “Definiciones” del apartado A “Generalidades”
2. El apartado F “Subcontratación”
Artículo Tercero.- Las Coopac tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2025 para cumplir con lo establecido en el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos para las Cooperativas de Ahorro y Crédito No Autorizadas a Operar con Recursos del Público aprobado mediante Resolución SBS N° 13278-2009 y sus modificatorias, así como con las disposiciones del Reglamento de Gestión de Riesgo de Crédito aprobado por la Resolución SBS N° 3780-2011 y sus modificatorias que resultan aplicables a las Coopac de nivel 2 con activos totales mayores a 32,200 UIT y las Coopac de nivel 3, debiendo presentar al Consejo de Administración informes semestrales sobre su avance en la implementación de las referidas normas.
Artículo Cuarto.- La presente resolución entra en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el diario oficial El Peruano.
Artículo Quinto.- Los contratos de subcontratación significativa indicados en las nuevas Normas Complementarias en materia de bienes y/o servicios provistos por terceros en las Coopac, aprobadas por el artículo Primero de la presente resolución, vigentes a la entrada en vigor de la presente resolución y que cumplan con lo dispuesto en el artículo 5 de las citadas Normas, cuentan con un plazo de adecuación hasta el 31 de agosto de 2024, fecha a partir de la cual las Coopac tienen un plazo de quince (15) días para informar a la Superintendencia sobre todos los contratos que hayan requerido la adecuación antes referida.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
MARIA DEL SOCORRO HEYSEN ZEGARRA
Superintendenta de Banca, Seguros y AFP
2306391-1