Acuerdo por Intercambio de Comunicaciones entre la República del Perú y la Comisión Ballenera Internacional relativo a la realización de la Sexagésima Novena Reunión Bienal de la Comisión Ballenera Internacional

Nota RE (MIN) N° 7-10-N/9

Lima, 27 de febrero de 2024

Honorable señora

Martha Rojas Urrego

Secretaria Ejecutiva

Comisión Ballenera Internacional

1. Tengo el honor de referirme a las disposiciones relativas a la preparación, organización y realización de la 69ª reunión bienal de la Comisión Ballenera Internacional (en lo sucesivo, denominada “69° Reunión de la Comisión de la CBI”). La celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI se desarrolla en el ámbito del artículo III de la Convención Internacional para la Reglamentación de la Caza de la Ballena (la “Convención”), adoptada el 2 de diciembre de 1946, en Washington.

2. La 69° Reunión de la Comisión de la CBI, organizada por la Comisión Ballenera Internacional, representada por su Secretaría (en lo sucesivo denominada “CBI”), en cooperación con el Gobierno del Perú, representada por el Ministerio de Relaciones Exteriores (en adelante “el Gobierno”), se celebrará en Lima, Perú, del 23 al 27 de septiembre del 2024.

3. El objetivo de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI será velar por la conservación adecuada de las poblaciones de ballenas y así hacer posible el desarrollo ordenado de la industria ballenera.

4. A la 69° Reunión de la Comisión de la CBI asistirán los siguientes participantes:

(a) Representantes de los Estados miembros de la CBI.

(b) Representantes del Gobierno.

(d) Representantes de organizaciones intergubernamentales.

(e) Representantes de organizaciones no gubernamentales.

5. El número total de participantes será de 450 aproximadamente.

6. La 69° Reunión de la Comisión de la CBI se celebrará en inglés.

7. La CBI será responsable de la preparación, organización y celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, incluyendo:

i. Designar un punto de contacto superior y notificar inmediatamente al Gobierno en caso de cambios.

ii. Prestar asesoramiento y apoyo al Gobierno durante su preparación.

iii. Realizar visitas al lugar de la reunión u organizar teleconferencias con el Gobierno y otros, de ser necesario.

iv. Concertar contratos con proveedores de bienes y servicios necesarios y efectuar pagos.

v. Organizar los viajes, el alojamiento y los seguros conexos para el Personal y contratistas.

vi. Actuar como enlace principal con la gerencia del lugar.

vii. Preparar el programa y documentación apropiada.

viii. Organizar pre - inscripciones en línea y enviar las invitaciones a todos los participantes.

ix. Apoyar a las actividades de divulgación, promoción y cobertura de los medios de comunicación.

x. Prestar los servicios y el apoyo necesarios durante la reunión, incluidos los servicios relacionados con la información de los delegados, los documentos y los informes, la tecnología de la información y las comunicaciones, los servicios de audio y/o vídeo, incluidas las firmas digitales y los servicios de interpretación.

xi. Proporcionar seguridad privada dentro del lugar según se considere necesario.

xii. Organizar y proporcionar hospitalidad, incluyendo pausas para el café.

xiii. Velar por que se satisfagan las necesidades de los medios de comunicación nacionales y locales, incluida la facilitación de información relevante e invitaciones.

xiv. Organizar la acreditación de los medios de comunicación, velando por que se cumplan los requisitos técnicos y de instalaciones.

xv. Designar un punto de contacto para los medios de comunicación.

xvi. Proporcionar un flujo regular y fiable de información fáctica sobre la reunión.

8. El Gobierno será responsable de:

i. Designar un punto de contacto superior y notificar inmediatamente a la Secretaría si se producen cambios.

ii. Organizar las visitas al lugar de la reunión de la CBI y garantizar la presencia del personal adecuado, de ser necesario.

iii. Proporcionar información sobre el personal de apoyo local necesario para el funcionamiento eficaz de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, que será supervisado por el personal designado por la CBI.

iv. Asegurar que los recintos potenciales de la reunión cumplan con los requisitos mínimos descritos por la CBI, especificados en el Anexo 1.

v. Proporcionar asesoramiento y facilitar los procedimientos de inmigración y visa requeridos para los participantes que viajan al Perú.

vi. Prestar asistencia a las aduanas en caso lo solicita la Secretaría, de conformidad con la legislación nacional.

vii. Asistir en la elección de hoteles para los participantes, incluyendo los precios de los mismos.

viii. Proporcionar información sobre la disponibilidad y los costes del transporte, así como organizar el transporte adecuado para la celebración de eventos.

ix. Proporcionar instalaciones médicas de emergencia apropiadas para el número de participantes y el personal designados por la CBI.

x. Asegurar el transporte inmediato y el ingreso a los hospitales en caso de emergencias graves y proporcionar información sobre la ubicación de los centros médicos y números de emergencia para que la CBI los ponga a disposición de los participantes.

xi. Designar personal local para apoyar a cualquier persona que necesite asistencia médica de emergencia de manera oportuna.

xii. Designación de un enlace con los medios de comunicación para coordinar con la CBI.

xiii. Organizar una ceremonia de bienvenida.

9. Deseo proponer que se apliquen los siguientes términos a la 69° Reunión de la Comisión de la CBI:

a) Los representantes de los miembros de la CBI disfrutarán:

i. Inmunidad contra todo procedimiento administrativo y judicial, respecto de todos los actos ejecutados u omitidos, y expresiones emitidas, ya sean orales o escritas, en el ejercicio de sus funciones;

ii. En el ejercicio de sus funciones y durante sus viajes hacia y desde el lugar de las reuniones convocadas por la Comisión, inviolabilidad de todo papel, correspondencia y documentos oficial;

b) El personal establecido por la CBI para la preparación, organización y celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI:

i. Inmunidad contra todo procedimiento administrativo y judicial, respecto de todos los actos ejecutados u omitidos, y de expresiones emitidas, ya sean orales o escritas, en el ejercicio de sus funciones;

ii. Mientras estén empleados por la CBI, la inviolabilidad de todo papel, correspondencia y documentos oficiales;

c) Los expertos que sirvan en cualquier comité de la CBI o empleados en misiones en su nombre, en la medida que sea necesario para el desempeño de sus funciones, incluso los viajes realizados en el desempeño de sus funciones y durante dichas misiones, disfrutarán de:

i. Inmunidad contra todo procedimiento administrativo y judicial respecto de todos los actos ejecutados u omitidos, y expresiones emitidas, ya sean orales o escritas, en el ejercicio de sus funciones;

ii. Mientras estén empleados por la CBI, la inviolabilidad de todo papel, correspondencia y documentos oficiales;

d) Los representantes de las organizaciones internacionales que participen en el evento, sin perjuicio de la suscripción y entrada en vigor de los acuerdos de sede, disfrutarán:

ii. En el ejercicio de sus funciones y durante sus viajes hacia y desde el lugar de las reuniones convocadas por la Comisión, la inviolabilidad de cualquier papel, correspondencia y documento;

e) Todos los participantes y personas que desempeñen funciones relacionadas con la 69° Reunión de la Comisión de la CBI disfrutarán de las facilidades y atenciones necesarias para el ejercicio independiente de sus funciones en relación con la 69° Reunión de la Comisión de la CBI.

f) Ninguna de las disposiciones de los párrafos anteriores podrá conferir privilegio o inmunidad a un nacional peruano o a una persona ciudadana del Gobierno.

g) La entrada, permanencia y salida del territorio peruano de los participantes y de todas las personas que desempeñen funciones, en relación con la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, se realizará de conformidad con la legislación nacional vigente. El Gobierno facilitará la tramitación de visados en las Oficinas Consulares del Perú para los participantes indicados en el párrafo 4 de este instrumento, de conformidad con la legislación nacional vigente.

10. El Gobierno proporcionará la protección policial y el asesoramiento de seguridad necesarios para garantizar el funcionamiento eficaz de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI en un ambiente de seguridad y protección. Aunque esos servicios de policía estarán bajo la supervisión y el control directos de un oficial superior proporcionado por el Gobierno, este oficial trabajará en estrecha cooperación con un funcionario designado de la CBI.

11. La CBI cubrirá los costos de los bienes y servicios destinados a la organización, preparación y celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI en el lugar elegido para la ocasión. La cantidad presupuestada, que fue aprobada en la 68ª Reunión Bienal de la Comisión, es de £ 212.700.

12. La Secretaría asesorará en una fase temprana de los costos y ofrecerá asesoramiento para minimizarlos durante la preparación y organización de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI.

13. El Gobierno recibirá un informe sobre los costos de los bienes y servicios una vez concluida la reunión.

14. El Gobierno hará todo lo posible para minimizar el consumo de papel y utilizar medidas de ahorro de energía durante todos los aspectos de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI.

15. Toda controversia relativa a la interpretación o aplicación del presente Acuerdo se resolverá mediante negociaciones o de conformidad con cualquier otro procedimiento acordado por las Partes.

16. Propongo además que, una vez que mi Gobierno haya confirmado por escrito lo anterior, el presente intercambio de comunicaciones constituya un Acuerdo entre la CBI y el Perú sobre la celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, que entrará en vigor en la fecha de recepción de la nota diplomática a través de la cual el Gobierno del Perú comunica a la CBI el cumplimiento de los procedimientos necesarios para expresar su consentimiento en obligarse. El Acuerdo permanecerá en vigor durante la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, y durante el período adicional que sea necesario para resolver todas las cuestiones relativas a cualquiera de sus disposiciones.

17. El presente Acuerdo podrá ser terminado por consentimiento mutuo, o, por cualquiera de las Partes mediante una notificación escrita con una antelación mínima de 30 días a la fecha de terminación. En caso de terminación, la parte interesada procurará rescindir todos los acuerdos privados relacionados con este Acuerdo con terceros de conformidad con sus propias condiciones.

Acepte las garantías de mi mayor consideración.

JAVIER GONZÁLEZ-OLAECHEA FRANCO

Ministro de Relaciones Exteriores

ANEXO 1

CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR DE LA REUNIÓN:

- Salón de plenos principal con capacidad para 400 personas, tipo aula (6 días). 1

- Habitaciones para oficinas de Secretaría (1 x 15 personas, 1 x 8 personas, 6 días).

- Habitación como despacho privado del Presidente de IWC (5 personas, 6 días).

- Sala de reuniones (50 personas, 6 días).

- Sala de reuniones (15-20 personas, 6 días).

- Conexión a Internet con al menos 100Mbps de descarga y 50Mbps de carga.

- Red inalámbrica en la sala de reuniones capaz de soportar al menos 1000 dispositivos.

- Suministro adecuado de electricidad y agua para hasta 400 personas.

- Área adecuada para servir alimentos y snacks.

- Alojamiento y desayuno, además de opciones para almuerzos de negocios rápidos.

MRU/JAC/33544

4 de marzo de 2024

Excelencia,

Tengo el honor de referirme a la Nota RE (MIN) N° 7-10-N/9 de su Excelencia, el señor Ministro de Relaciones Exteriores del Gobierno del Perú, de fecha 27 de febrero del 2024, relacionada con los arreglos propuestos para la preparación, organización y celebración de la 69a Reunión Bienal de la Comisión Ballenera Internacional (en adelante la 69° Reunión de la Comisión de la CBI”).

En nombre de la Comisión Ballenera Internacional, deseo confirmar que el presente intercambio de comunicaciones constituye un Acuerdo entre el Gobierno de la República del Perú y la Comisión Ballenera Internacional sobre la celebración de la 69° Reunión de la Comisión de la CBI, que tendrá lugar en Lima, Perú, del 23 al 27 de septiembre de 2024.

El presente acuerdo entrará en vigor en la fecha en que el Gobierno de la República del Perú comunique a la Comisión Ballenera Internacional que se han cumplido los procedimientos internos necesarios para tal efecto.

Esperamos trabajar con usted y su personal en los próximos meses para garantizar una reunión fructífera y productiva.

Atentamente,

MARTHA ROJAS URREGO

Secretaria Ejecutiva

1 El estilo del aula se refiere al tamaño de la sala, no a la disposición de las mesas. Se proporcionará un plano completo de la sala, con las posiciones para la instalación de las mesas, durante los días de instalación antes de que comience la plenaria.

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