Autorizan transferencia del acervo documentario registral de diversas secciones de las Oficinas de Registros del Estado Civil automatizadas de las Municipalidades Provinciales de Huancayo, Santa y Arequipa

RESOLUCIóN JEFATURAL

N° 000048-2024/JNAC/RENIEC

Lima, 12 de marzo del 2024

VISTOS:

El Informe N° 000237-2024/DRC/SDTN/RENIEC (06MAR2024) de la Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles; el Memorando N° 000829-2022/DSR/RENIEC (09AGO2022) de la Dirección de Servicios Registrales y la Hoja de Elevación N° 000062-2024/DRC/RENIEC (07MAR2024) de la Dirección de Registros Civiles; y,

CONSIDERANDO:

Que el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo constitucionalmente autónomo, encargado de manera exclusiva y excluyente de las funciones de organizar y actualizar el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales y, entre otros, de inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y demás actos que modifican la capacidad y estado civil;

Que la Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº26497, Ley Orgánica del RENIEC, establece que la Jefatura Nacional queda autorizada a establecer los mecanismos necesarios para la transferencia e integración de las Oficinas de Registros del Estado Civil, pudiendo, como consecuencia de ello, adoptar las disposiciones conducentes al cumplimiento de dicho mandato, conforme a la Octava Disposición Final del Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado por Decreto Supremo N° 015-98-PCM;

Que mediante Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF (03ABR1996), se delegó a las Oficinas de los Registros Civiles que funcionan en las Municipalidades Provinciales y Distritales, Municipios de Centro poblado Menor (hoy Municipalidades de Centro Poblado), Agencias Municipales, Comunidades Nativas, guarniciones militares de frontera y misioneros religiosos autorizados a inscribir, las funciones previstas en los literales a), b), c), e), i), l), m), n), o), y q) del artículo 44° de la Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil;

Que mediante Resolución Jefatural N° 000116-2013/JNAC/RENIEC (05ABR2013), la Jefatura Nacional autorizó el proceso de automatización de las actividades delegadas a las Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) que funcionan en las Municipalidades Provinciales, Distritales o de Centros Poblados, a nivel nacional, para realizar registros en línea de hechos vitales y actos modificatorios del estado civil de las personas y demás procedimientos registrales utilizando el Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas - SIRCM del RENIEC en el marco de las funciones delegadas mediante la Resolución Jefatural N° 023-96-JEF; ampliado a todo tipo de oficinas del sistema registral conforme a las disposiciones de la Directiva DI-011-DRC/002 “Automatización de las actividades registrales en las OREC a nivel nacional y en los consulados”, aprobada mediante Resolución Secretarial N° 000108-2023/SGEN/RENIEC (30OCT2023);

Que mediante Resolución Jefatural N° 086-2021/JNAC/RENIEC (04MAY2021), se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del RENIEC y de acuerdo a lo señalado en su artículo 39° la Dirección de Registros Civiles es el órgano de línea técnico normativo del Sistema de Registros Civiles y se encarga, entre otros, de planificar, conducir, ejecutar y supervisar el proceso de integración, procesamiento y depuración de las actas registrales provenientes de las oficinas que conforman el sistema de registros civiles; en este sentido, el literal f) del artículo 40° del citado reglamento precisa que tiene entre sus funciones planificar, dirigir y supervisar el proceso de integración del acervo documentario de las oficinas del sistema de registros civiles;

Que asimismo, el artículo 97° del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del RENIEC, establece que la Sub Dirección Técnico Normativa es la unidad orgánica de la Dirección de Registros Civiles encargada de formular políticas, lineamientos e instrumentos procedimentales en materia de registros civiles, para orientar el desarrollo de la función de las unidades del Sistema Registral, brindando asesoramiento a sus órganos conformantes; señala también que esta unidad controla, coordina y supervisa la integración a la institución, del acervo documentario registral de las Oficinas autorizadas; en este sentido, el literal l) del artículo 98° establece entre sus funciones proponer estrategias para integrar los registros civiles según las diversas realidades y ámbitos geográficos a nivel nacional e internacional;

Que mediante el informe de vistos la Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles, señala que a partir del año 2013 se implementó una estrategia de integración que corresponde a la automatización de las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC), a nivel nacional, en virtud a lo cual, las OREC de las Municipalidades ya no realizan este registro manualmente sino en forma automatizada a través del Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas con la respectiva conexión a la base de datos del RENIEC; gracias a esta estrategia, el RENIEC implementa buenas prácticas de gestión en las OREC de las municipalidades para el registro de las nuevas inscripciones de los nacimientos, matrimonios, defunciones y demás actos modificatorios del estado civil;

Que de igual forma, la Sub Dirección Técnico Normativa precisa que en el marco del Proyecto de Inversión Pública “Mejoramiento del acceso a los Servicios de Registros Civiles e Identificación de Calidad a Nivel Nacional”, la Unidad Ejecutora 002: Mejora de la Calidad de Servicios Registrales - RENIEC, del referido proyecto, convocó al proceso de Licitación Pública Internacional (LPI) N°002- 2021-MCSR correspondiente al “Servicio de inventario, traslado y transferencia del acervo documentario del RENIEC ubicado en 43 Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) de las Municipalidades Provinciales y servicio de evaluación, digitalización, verificación, digitación y control de calidad de imágenes y micrograbación de las actas registrales”, firmándose el Contrato Nº 019-2022-GG/MCSR con la empresa ganadora del referido proceso de Licitación Pública Internacional y la suscripción de 6 adendas, entre ellas la Adenda N°01 del Contrato Nº 019- 2022-GG/MCSR, mediante el cual se amplió el alcance del servicio a 86 OREC de Municipalidades Provinciales;

Que en la ejecución del referido contrato se estableció 3 fases: Fase Pre Operativa, Fase Operativa y Fase de Transferencia y cierre; así, en el marco de la Fase Operativa se ha previsto la transferencia del acervo documentario que se ejecutará durante el año 2024, por lo que la Sub Dirección Técnico Normativa señala que se aprobó el Plan de Trabajo actualizado que comprende las fechas de transferencia del acervo documentario de las OREC de las Municipalidades Provinciales automatizadas de Huancayo y Santa en una etapa (Nacimiento, Matrimonio y Defunción); y de la OREC de la Municipalidad Provincial de Arequipa, en dos etapas: 1° Nacimiento y 2° Matrimonio y Defunción;

Que en ese sentido, la Sub Dirección Técnico Normativa propone la transferencia del acervo documentario de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción y sus respectivos títulos archivados, de tres (03) OREC de Municipalidades Provinciales automatizadas; señalando que ello permitirá que los ciudadanos que realizaron registros en dichas oficinas, puedan obtener copia certificada de su acta en cualquier Oficina Registral del RENIEC a nivel nacional, potenciando de esta forma el Sistema de Registros Civiles del RENIEC; propuesta que cuenta con la opinión favorable de la Dirección de Registros Civiles de acuerdo al siguiente detalle:

Que es preciso señalar que las OREC automatizadas de las Municipalidades Provinciales citadas en el considerando precedente, mantendrán la delegación de las funciones registrales conferidas mediante Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF y la automatización autorizada a través de la Resolución Jefatural N° 000116-2013/JNAC/RENIEC (05ABR2013) y regulada por la Directiva DI-011-DRC/002 “Automatización de las Actividades Registrales en las OREC a Nivel Nacional y en los Consulados”, aprobada mediante Resolución Secretarial N° 000108-2023/SGEN/RENIEC (30OCT2023);

Que mediante Memorando N° 000829-2022/DSR/RENIEC (09AGO2022), la Dirección de Servicios Registrales en el ámbito de su competencia y el ejercicio de sus funciones, adjunta la relación del personal de la Oficinas Regionales que deberán suscribir las Actas de Transferencias del acervo documentario de Registros Civiles con la Comisión de Transferencia de las Municipalidades, para inmediatamente proceder a la entrega del referido acervo documentario a los representantes debidamente acreditados de la empresa ganadora de la LPI N° 002-2021-MCSR lo que deberá realizarse en acto continuo y en el mismo lugar de las OREC de las Municipalidades Provinciales citadas;

Que la Sub Dirección Técnico Normativa en ejercicio de sus funciones, estará encargada del proceso de monitoreo y supervisión de la transferencia del acervo documentario al RENIEC de las referidas OREC Automatizadas;

Que, atendiendo a lo expuesto, corresponde aprobar la transferencia del acervo documentario de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción y sus respectivos títulos archivados, de tres (03) OREC automatizadas de las Municipalidades Provinciales señaladas en los considerandos precedentes; así como la información sistematizada en formato electrónico (datos e imágenes), si la tuviera;

Que, la presente Resolución Jefatural debe ser puesta a conocimiento de la ciudadanía, a través de la correspondiente publicación;

De conformidad con lo dispuesto por la Ley N° 26497, Ley Orgánica del RENIEC, el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC, aprobado por Decreto Supremo N° 015-98- PCM, el Reglamento de Organización y Funciones del RENIEC, aprobado por Resolución Jefatural N° 086-2021/JNAC/RENIEC (04MAY2021) y su modificatoria; y lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-2009-JUS, Reglamento que establece disposiciones relativas a la publicidad, publicación de proyectos normativos y difusión de normas legales de carácter general, modificado en parte por el Decreto Supremo Nº 0014-2012-JUS;

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- AUTORIZAR la transferencia del acervo documentario registral de la sección de Nacimiento, Matrimonio y Defunción; así como de sus respectivos títulos archivados y la información sistematizada en formato electrónico, si la tuviera, de las Oficinas de Registros del Estado Civil automatizadas de las Municipalidades Provinciales; la cual se hará efectiva conforme al siguiente detalle:

Artículo Segundo.- DISPONER que las Oficinas de Registros del Estado Civil automatizadas detalladas en el artículo precedente, mantengan la delegación de las funciones registrales conferidas mediante Resolución Jefatural Nº 023-96-JEF y la automatización autorizada por el RENIEC.

Artículo Tercero.- ENCARGAR a las Oficinas Regionales de la Dirección de Servicios Registrales, realizar todas las coordinaciones y acciones pertinentes con las autoridades de las Municipalidades Provinciales detalladas en el Artículo Primero; a efectos de suscribir las actas de transferencias entre los funcionarios municipales y el RENIEC para la inmediata entrega del acervo documentario registral relativo a las secciones de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, sus respectivos títulos archivados, así como la información sistematizada en formato electrónico, si la tuviera; de las Oficinas de Registros del Estado Civil automatizadas de las citadas Municipalidades Provinciales al RENIEC, en cumplimiento de lo establecido en la Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26497 y en los artículos Primero y Segundo de la presente Resolución Jefatural.

Artículo Cuarto.- La Sub Dirección Técnico Normativa de la Dirección de Registros Civiles efectuará la supervisión de la transferencia del acervo documentario al RENIEC de las Oficinas de Registros del Estado Civil automatizadas detalladas en el Artículo Primero de la presente Resolución Jefatural.

Artículo Quinto.- ENCARGAR a la Dirección de Registros Civiles, Dirección de Servicios Registrales y Oficina de Comunicaciones y Prensa, la implementación de lo dispuesto por la presente Resolución Jefatural.

Regístrese, publíquese y cúmplase.

CARMEN MILAGROS VELARDE KOECHLIN

Jefa Nacional

2269965-1