Aprueban las «Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento», sustituyendo el Título IV de las Normas aprobadas por Resolución SMV N° 039-2016-SMV/01

Resolución de Superintendente

Nº 052-2020-SMV/02

Lima, 18 de junio de 2020

El Superintendente del Mercado de Valores

VISTOS:

El Expediente Nº 2020016860 y los Informes Conjuntos Nos. 463 y 572-2020-SMV/06/10/12 del 18 mayo, y 16 de junio de 2020, respectivamente, emitidos por la Oficina de Asesoría Jurídica, la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial y la Superintendencia Adjunta de Investigación y Desarrollo; así como el Proyecto de “Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento”, (en adelante, el Proyecto);

CONSIDERANDO:

Que, mediante el artículo 5 del Decreto de Urgencia N° 056-2020, publicado en el Diario Oficial El Peruano el 15 de mayo de 2020, se autoriza excepcionalmente a las entidades bajo competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV para convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas de manera no presencial, mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos y de comunicaciones, aun cuando los respectivos estatutos de dichas entidades sólo reconozcan la posibilidad de convocar y celebrar juntas presenciales de accionistas. Con dicho fin, los directorios de las mencionadas entidades podrán sesionar de manera no presencial;

Que, la SMV bajo el amparo legal de dicho Decreto de Urgencia, expidió la Resolución de Superintendente Nº 050-2020-SMV/02, que regula las condiciones mínimas necesarias para que las sociedades con valores inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores y sociedades a las que la SMV les ha otorgado autorización de funcionamiento, puedan llevar a cabo las juntas de accionistas y asambleas de obligacionistas no presenciales,

Que, de forma complementaria a lo señalado anteriormente, se considera necesario reconocer con carácter de permanente, la posibilidad de que se lleven a cabo asambleas de partícipes, asambleas de fideicomisarios, comités y otros órganos colegiados distintos a la junta general de accionistas y directorio;

Que, en línea con lo anterior, se considera que debe reconocerse a las entidades autorizadas por la SMV a celebrar de manera no presencial, y con carácter de permanente, sus comités de inversiones, comité de vigilancia, comité de clasificación de riesgo, comisión administradora, comité técnico, comité del fondo de liquidación y otros órganos colegiados;

Que, lo señalado en los considerandos anteriores cobra una mayor relevancia y urgencia con la declaratoria del Estado de Emergencia Nacional dispuesta por el Decreto Supremo Nº 044-2020-PCM y sus normas complementarias y modificatorias, la que, como es de público conocimiento, viene afectando la dinámica de diversos sectores de la economía y el desenvolvimiento de las empresas, entre éstas, las sociedades emisoras cuyos valores son objeto de oferta pública y entidades autorizadas por la SMV, por lo que se considera necesario reconocer herramientas flexibles que se adapten a la coyuntura actual;

Que, así, a los fines de la elaboración de esta norma se ha tenido en cuenta que, en el caso de los fondos de inversión, el Reglamento de Fondos de Inversión y sus Sociedades Administradoras, aprobado por Resolución SMV N° 029-2014-SMV/01 y sus modificatorias (en adelante, Reglamento de FFII), establece disposiciones sobre quórum, representación y contenido de actas de asambleas de partícipes. No obstante, en dicha norma no se reconoce la posibilidad del uso de medios tecnológicos o telemáticos que permitan la convocatoria y celebración de asambleas no presenciales, ni que el acta correspondiente pueda plasmarse en medios no físicos;

Que, sin perjuicio de lo anterior, el Reglamento de FFII reconoce que las normas que regulan el funcionamiento de las asambleas de partícipes deben incluirse en el reglamento de participación de cada fondo y que la adquisición de la calidad de partícipe presupone la sujeción del partícipe a las condiciones señaladas en el contrato de suscripción, el reglamento de participación y a las normas que regulan a los fondos. De este modo, aun si no hubiera sido previsto en los respectivos reglamentos de participación o contratos el uso de medios tecnológicos o telemáticos, se verifica que podrán aplicarse para la celebración de asambleas de partícipes no presenciales las disposiciones que sobre la materia emita la SMV;

Que, de otro lado, el Reglamento de FFII establece disposiciones sobre reuniones del comité de inversiones, comité de vigilancia y sus respectivas actas. No obstante, no se precisa si tales órganos pueden reunirse de manera no presencial y si las actas puedan plasmarse en medios no físicos. Asimismo, dicha norma establece la obligación de llevar por cada fondo libros de asamblea de partícipes, comité de inversiones y del comité de vigilancia, así como mantener otros registros, sin precisarse si tales libros y registros pueden llevarse en medios no físicos;

Que, por su parte, el Reglamento de Fondos Mutuos de Inversión en Valores y sus Sociedades Administradoras, aprobado por Resolución CONASEV Nº 068-2010-EF/94.10 y sus modificatorias, establece disposiciones sobre las sesiones del comité de inversiones y del acta correspondiente. No obstante, no se verifica la posibilidad de que tales sesiones puedan celebrarse de forma no presencial, así como que el acta conste en medios no físicos. Del mismo modo, dicha norma prevé la posibilidad de celebrar asambleas de partícipes, sin precisar si éstas podrán celebrarse de manera no presencial;

Que, en cuanto a los instrumentos emitidos con cargo a patrimonios fideicometidos, el Reglamento de los Procesos de Titulización de Activos, aprobado por Resolución CONASEV N° 001-97-EF/94.10 y sus modificatorias (en adelante, Reglamento de Titulización), establece disposiciones sobre las asambleas de fideicomisarios, precisando que si un patrimonio fideicometido respalda valores emitidos por oferta púbica y oferta privada, todas las decisiones que afecten a los titulares de los valores de oferta pública deberán ser aprobadas previamente por las asambleas especiales conformadas por los titulares de dichos valores. Asimismo, el literal n) del artículo 11 de dicho reglamento establece que, de preverse la designación de un representante de los fideicomisarios en el acto constitutivo, deberá precisarse las funciones que desempeñará y, en caso de no haber designación, las funciones del representante de los fideicomisarios las cumplirá el fiduciario;

Que, la referencia que hace la presente norma a “asamblea de fideicomisarios” comprende a los titulares de los valores de deuda y a los titulares de certificados de participación emitidos con cargo a un patrimonio fideicometido y objeto de oferta pública, por lo que toda referencia a dicho órgano debe entenderse con el alcance indicado. Del mismo modo, el término “inversionistas” incluye a fideicomisarios y partícipes y, cuando resulte pertinente, a los potenciales adquirentes de los valores emitidos con cargo a los patrimonios fideicometidos o patrimonios autónomos;

Que, con relación a las asambleas de fideicomisarios de instrumentos de deuda, debe tenerse en cuenta que las presentes normas, por ser especiales son las que regirán a las sociedades titulizadoras a los fines de convocar y celebrar tales asambleas, sin perjuicio de que las sociedades titulizadoras puedan acogerse a la Resolución de Superintendente N 050-2020-SMV/02 dictadas al amparo de la facultad que le otorga el artículo 5 del Decreto de Urgencia Nº 056-2020 para convocar y celebrar tales asambleas mientras dicha norma se encuentre vigente;

Que, por otro lado, el Reglamento de Titulización establece que deberán llevarse actas de la comisión administradora, pero no se precisa si las reuniones podrán celebrarse de manera no presencial y si el acta podrá plasmarse a través de medios tecnológicos o digitales, así como mecanismos alternativos a utilizar para la firma de los asistentes. Asimismo, tampoco se observan estas precisiones respecto al comité técnico de los Fideicomisos de Titulización para Inversión en Renta de Bienes Raíces- FIBRA;

Que, en el caso de las empresas de clasificación de riesgo, el artículo 31 del Reglamento de Empresas Clasificadoras de Riesgo, aprobado por Resolución SMV Nº 013-2015-SMV/01 y normas modificatorias, establece las disposiciones pertinentes a la celebración de las sesiones del comité de clasificación. Sin embargo, dicha norma no reconoce de manera explícita la celebración de sesiones del comité de clasificación de riesgo por medios tecnológicos o telemáticos, siendo necesario reconocerla;

Que, la celebración presencial de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las entidades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento implicaría una grave exposición al COVID-19 para sus asistentes, por lo que, en línea con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto de Urgencia N° 056-2020 y la regulación aprobada por la SMV, resulta necesario otorgar facilidades para la convocatoria y celebración de dichas reuniones de manera no presencial, pudiendo usar medios tecnológicos o telemáticos, puesto que, para el adecuado funcionamiento de tales entidades, es indispensable la celebración de dichas reuniones, sin perjuicio de las disposiciones específicas establecidas en la regulación especial. Asimismo, se brindan facilidades para la designación de representantes, la elaboración de actas y la suscripción de documentos a través del uso de firmas electrónicas o digitales, incluso si no estuviera previsto en sus estatutos, reglamentos de participación, contratos, manuales, normas internas o similares;

Que, respecto a la suscripción de documentos a través del uso de firmas electrónicas o digitales, cabe precisar que el Proyecto propone que, de usar firmas electrónicas, éstas cumplan con ciertos requisitos, tales como (i) estar vinculada al firmante de manera única; (ii) permitir su identificación; (iii) haber sido creada con altos niveles de confianza; y, (iv) que las modificaciones posteriores sean detectables. Para este fin se ha usado como legislación comparada de referencia el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, el mismo que busca con estos requerimientos que se asegure la existencia de neutralidad tecnológica en el uso de la firma, que el firmante sea inequívocamente quien usa la firma y que se reduzca drásticamente la suplantación de identidad;

Que, de otro lado, cabe señalar que, sobre la base de los comentarios recibidos durante la consulta ciudadana, se ha considerado conveniente incluir a “otros órganos colegiados”. Al respecto, cabe precisar que dicha denominación incluye a todo tipo de órganos colegiados que pueda existir al interior de las Entidades, incluyendo los reconocidos por la regulación especial que los rige, así como los que ellas voluntariamente hubieran decidido constituir dentro de su gobernanza corporativa;

Que, los reglamentos de la SMV hacen mención a diversos tipos de documentos que regulan las relaciones entre los inversionistas y las Entidades, así como el funcionamiento de éstas últimas. En ese sentido, se tiene a los actos constitutivos, reglamentos de participación, contratos, prospectos, manuales y otros documentos, incluyendo acuerdos adoptados. Así, teniendo presente que todos los citados anteriormente son elaborados al interior de la Entidades, cuando se haga mención a “normativa interna” deberá considerarse que incluye a algunos o todos los mencionados, y cuando se mencione “regulación especial” deberá entenderse las leyes, reglamentos emitidos por la SMV y normas sectoriales que les resulten aplicables;

Que, con relación a la convocatoria a asambleas, comités y otros órganos colegiados, esta Superintendencia reconoce que, sin perjuicio de la regulación especial, la normativa interna de cada entidad puede encargar dicha labor a algún funcionario u órgano en especial y no necesariamente a cargo del Directorio o gerente general. Por lo tanto, se reconoce que la convocatoria será realizada por quien lo disponga la normativa interna de la Entidad;

Que, de otro lado, cabe precisar que las presentes disposiciones se entenderán referidas exclusivamente a entidades autorizadas por la SMV y a los patrimonios bajo su administración cuyos valores sean objeto de oferta pública, debiendo entenderse comprendidos dentro de los alcances de las presentes disposiciones tanto aquellos valores inscritos bajo el régimen general como los que se hubieren inscrito bajo el régimen simplificado;

Que, sin perjuicio de lo anterior, y de manera excepcional, se reconoce en el numeral 22.4 del artículo 22 que en el caso de que, por cuenta de los patrimonios autónomos (fondos de inversión o patrimonios fideicometidos) bajo administración de las Sociedades Titulizadoras o Sociedades Administradoras de Fondos o Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, se hubieran emitido valores objeto de oferta pública y otros de oferta privada, estas normas podrán ser aplicadas a las asambleas generales en las cuales participen, a la vez, los titulares de los valores objeto de oferta pública junto con los titulares de valores objeto de oferta privada;

Que, asimismo, se reconoce la posibilidad de realizar convocatorias y celebración de asambleas, comités y otros órganos colegiados con participación mixta, es decir, que incluya la participación presencial de algunos y no presencial de otros asistentes a dichas reuniones, cautelando que todos ellos se encuentren en igualdad de condiciones para el ejercicio de sus derechos relacionados con las mencionadas reuniones;

Que, no se incluye dentro de los alcances de las disposiciones a las asambleas de asociados reconocidas en la regulación especial que rige a las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos, en razón de que las asambleas presenciales y no presenciales previstas en su regulación permiten la participación no presencial de los asociados, por lo que ese extremo de las presentes disposiciones no le será aplicable a tales Entidades;

Que, las flexibilidades que se reconocen a las sociedades a las que la SMV les otorga autorización de funcionamiento se construyen sobre la base de que habrá un actuar diligente de ellas, basado en la buena fe y en el cumplimiento de buenas prácticas de gobierno corporativo, a cuyo fin tienen como referente no solo el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas, sino también el Reporte sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas;

Que, se espera, en ese contexto, que tales entidades adopten las medidas, acciones y protocolos que les permitan dar un adecuado tratamiento a los derechos de sus partícipes y fideicomisarios, brindándoles la información necesaria para una adecuada toma de decisiones de manera suficiente, veraz y oportuna;

Que, mediante Resolución de Superintendente Nº 043-2020-SMV/02, se autorizó la difusión del Proyecto en el Portal del Mercado de Valores por el plazo de cinco (5) días calendario, período en el que diversas personas, entre personas naturales, jurídicas y gremios, presentaron comentarios al Proyecto, los cuales han permitido enriquecer la presente norma;

Que, si bien durante la consulta ciudadana el Proyecto fue presentado como una propuesta normativa independiente y no como parte de alguna norma de la SMV, se ha visto por conveniente que estas disposiciones se incluyan como un nuevo Título IV en las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01, en atención a que dicha regulación es la que establece de manera transversal las disposiciones que son aplicables a las entidades a las que la SMV otorga autorización de organización y funcionamiento, lo que, además, permitirá ir estandarizando la normativa aplicable a todas las entidades autorizadas por la SMV, en diversas materias;

Que, como consecuencia de la incorporación del Proyecto en el Título IV de las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01, las Disposiciones Complementarias Finales y Transitorias que originalmente formaban parte de ese título, se incluyen como Disposiciones Complementarias Finales y Transitorias de las Normas comunes a las entidades que requiere autorización de organización y funcionamiento de la SMV;

Que, con relación a las disposiciones contenidas originalmente en dicho título, se ha determinado la conveniencia de mantener los plazos originalmente previstos para dar cumplimiento a la obligación de designar director (es) independiente(s), así como para acreditar la separación del cargo de gerente general y presidente de directorio;

Que, por otro lado, respecto a la obligación de tener una página web y la de aprobar el reglamento de directorio, se ha visto la conveniencia de prorrogar dichos plazos, en el primer caso hasta el 1 de agosto y en el segundo hasta el 30 de septiembre;

Que, sin perjuicio de lo anterior, debe considerarse que en caso de que las entidades opten por realizar convocatorias a sesiones no presenciales, éstas deberán tener habilitada su página web, a efectos de dar cumplimiento a la obligación de difusión de las convocatorias a asambleas de fideicomisarios o participes;

Que, en línea con lo señalado anteriormente, cabe precisar que la inclusión del nuevo Título IV no implica la derogación de la obligación originalmente prevista en la Única Disposición Complementaria Final de las Normas Comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, esta es, la de contar con director(es) independiente(s) a partir del 1 de enero de 2020. En ese sentido, en la Segunda Disposición Complementaria Final que se incluye en dichas normas y como estaba previsto en la Disposición original, se reitera que en ningún caso el plazo para tal designación podrá ir más allá del 31 de marzo de 2021, no obstante, las Entidades mantienen dicha obligación desde el 1 de enero de 2020;

Que, conforme a lo dispuesto en el artículo 1 del Texto Único Concordado de la Ley Orgánica de la SMV, aprobado mediante Decreto Ley Nº 26126 (en adelante, Ley Orgánica), la SMV tiene por finalidad velar por la protección de los inversionistas, la eficiencia y transparencia de los mercados bajo su supervisión, la correcta formación de los precios y la difusión de toda la información necesaria para tales propósitos, a través de la regulación, supervisión y promoción;

Que, el literal b) del artículo 5 de la Ley Orgánica establece como atribución del Directorio de la SMV la aprobación de la normativa del mercado de valores, mercado de productos y sistema de fondos colectivos, así como aquella a la que deben sujetarse las personas naturales y jurídicas sometidas a la supervisión de la SMV; y,

Estando a lo dispuesto por el literal a) del artículo 1 y el literal b) del artículo 5 del Texto Único Concordado de la Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV), aprobado por Decreto Ley N° 26126, así como en uso de las facultades delegadas al Superintendente del Mercado de Valores por el Directorio en sus sesiones del 17 de marzo y 17 de abril de 2020.

RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar las «Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento», e incluirlas, sustituyendo el texto vigente, en el Título IV de las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV N° 039-2016-SMV/01, con el siguiente texto:

“TÍTULO IV

Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento

Capítulo I

Del ámbito de aplicación y términos a considerar

Artículo 22°.- Ámbito de aplicación

22.1 Las normas contenidas en este título son aplicables a las Entidades y a los patrimonios autónomos bajo su administración, salvo los fondos colectivos, cuyas asambleas de asociados se regirán por el Reglamento de Empresas Administradoras de Fondos Colectivos aprobado por Resolución SMV N° 020-2014- SMV-01 o norma que lo sustituya.

22.2 Las Entidades que decidan acogerse a las presentes normas, deben cumplir con todas las disposiciones contenidas en el presente título y con las disposiciones adicionales establecidas en la regulación especial y su normativa interna.

22.3 Las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de que trata el presente título se entenderán referidas exclusivamente a aquellos patrimonios autónomos cuyos valores sean objeto de oferta pública y por tanto, no son aplicables a las asambleas de fideicomisarios y asambleas de partícipes de valores objeto de oferta privada emitidos por cuenta de los patrimonios bajo administración de las personas jurídicas mencionadas en el numeral 22.1 precedente.

Sin embargo, en caso de que, por cuenta de los patrimonios autónomos bajo administración de las Entidades, se hubieran emitido valores objeto de oferta pública y otros de oferta privada, estas normas podrán ser aplicadas por las Entidades para convocar y celebrar las asambleas generales de fideicomisarios o asambleas de partícipes en las cuales participen, a la vez, los titulares de los valores objeto de oferta pública junto con los titulares de valores objeto de oferta privada.

Artículo 23°.- Términos

Para efectos de la aplicación de las disposiciones contenidas en el presente título, los términos que se indican tienen el siguiente alcance:

23.1 Aviso: Aviso de convocatoria a asambleas de partícipes o asamblea de fideicomisarios no presenciales, elaborado y difundido según lo establecido en las presentes normas.

23.2 Documento Informativo: «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de partícipes no presencial» o el «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de fideicomisarios no presencial», según corresponda, el cual deberá contener la información contenida en el Anexo C.

Capítulo II

Del régimen no presencial

Artículo 24°.- Asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales

24.1 Las Entidades, a través de sus órganos o funcionarios competentes, según la regulación especial y su normativa interna, pueden convocar y/o celebrar asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de manera no presencial, las que podrán realizarse mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos que permitan a los inversionistas o sus representantes, así como a los miembros del comité u órgano colegiado respectivo, la posibilidad de participar y ejercer su voto, siempre que la normativa interna que los regula no prohíba expresamente esta posibilidad.

24.2 Los acuerdos que se adopten en el marco de las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales tendrán plena validez, eficacia y los mismos efectos que los acuerdos adoptados de manera presencial.

24.3 Las Entidades, a través de sus órganos o funcionarios competentes, según la regulación especial y su normativa interna, pueden convocar y/o celebrar asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados, en las que se reconozca como modalidades simultáneas de participación la presencial y no presencial. En este caso, deben establecerlo de manera explícita en la convocatoria y documentos informativos señalados en el presente Título y brindar un tratamiento igualitario para el ejercicio de los derechos relacionados con la participación en tales reuniones.

24.4 Las Entidades, al acogerse a este Título, deben seguir aplicando las prácticas de buen gobierno corporativo implementadas, sin perjuicio de considerar la aplicación de otras prácticas de buen gobierno corporativo que resulten pertinentes, teniendo como referencia el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas. En el cumplimiento de las presentes disposiciones deben actuar de buena fe, cautelando el interés de los inversionistas.

Artículo 25°.- Convocatorias a reuniones no presenciales

25.1 El órgano o funcionario responsable, conforme a la regulación especial de cada Entidad, puede convocar a asamblea de partícipes, asamblea de fideicomisarios, comité u otro órgano colegiado no presencial, observando las presentes disposiciones y lo establecido en la normativa interna que los regulan, en los extremos en los que estas últimas resulten aplicables.

25.2 Para esta convocatoria se debe observar los plazos y demás disposiciones previstas en la normativa interna y regulación especial que les resulte aplicables sobre sesiones presenciales.

25.3 Una vez adoptada la decisión de convocar a una asamblea no presencial de partícipes o de fideicomisarios, las respectivas Entidades deben enviar por el Sistema MVNet el aviso de que trata el artículo 26.

Capítulo III

De las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales

Subcapítulo I

De la convocatoria

Artículo 26°.- Contenido del aviso de convocatoria para asamblea de partícipes y asamblea de fideicomisarios no presenciales y publicidad de la misma

26.1 El aviso de convocatoria a asambleas de partícipes y asambleas de fideicomisarios no presenciales debe contener como mínimo la siguiente información:

26.1.1 En texto destacado: “CONVOCATORIA A ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE PARTÍCIPES/ ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE FIDEICOMISARIOS”.

26.1.2 La denominación social de la Entidad u órgano que realiza la convocatoria y datos de la emisión de valores correspondiente.

26.1.3 Señalar si se trata de una Asamblea General, Especial, Ordinaria o Extraordinaria, según corresponda.

26.1.4 El listado de los asuntos a tratar.

26.1.5 Fecha y hora en que se celebrará, así como la fecha y hora de la segunda convocatoria, de ser el caso.

26.1.6 Medio tecnológico o telemático que se utilizará para: i) la realización de la asamblea; ii) el cómputo del quórum; y iii) el ejercicio de voto de los inversionistas.

26.1.7 Se debe consignar los siguientes textos:

- «El presente aviso de convocatoria, el Documento Informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea no presencial de partícipes/ asamblea no presencial de fideicomisarios, así como la información y documentación relativos a los asuntos a tratar, se encuentran publicados como hecho de importancia y en la sección “Asamblea no presencial de Partícipes/ Asamblea no presencial de Fideicomisarios” del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe) y en (elegir: nuestra página web o enlace al Portal de la SMV publicado en nuestra página web)».

- «El Documento Informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea no presencial de partícipes/ asamblea no presencial de fideicomisarios es parte integrante del presente aviso de convocatoria, el cual contiene, entre otros, los procedimientos para acceder a la celebración de la asamblea de manera no presencial y ejercer el derecho de voto”.

26.2 La forma de envío y contenido del Documento Informativo se detalla en el Anexo C denominado: Especificaciones para elaborar y difundir el Documento Informativo sobre el procedimiento para la celebración de asambleas de partícipes o asambleas de fideicomisarios no presenciales.

26.3 El aviso y el Documento Informativo, en todos los casos, se debe difundir como hecho de importancia desde el día de la convocatoria y adicionalmente en la página web de la Entidad.

26.4 Las convocatorias a comités y otros órganos colegiados no presenciales se rigen por las disposiciones internas y por su regulación especial que les son aplicables. En estas convocatorias se debe indicar de manera explícita que la reunión se celebrará de manera no presencial, así como el medio tecnológico y/o telemático a utilizar.

26.5 Las convocatorias y las celebraciones de asambleas, comités y otros órganos colegiados no presenciales se podrán realizar inclusive en aquellos casos en los que su normativa interna no reconozca explícitamente las convocatorias o celebraciones no presenciales.

No podrán acogerse a lo dispuesto en el párrafo anterior, aquellas Entidades cuya normativa interna prohíba expresamente las convocatorias o celebraciones no presenciales.

Artículo 27°.- De la difusión del Aviso de convocatoria para asamblea de partícipes y asamblea de fideicomisarios no presencial

27.1 La publicación del aviso en la página web de la Entidad, «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE PARTÍCIPES/ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE FIDEICOMISARIOS» o mediante el enlace correspondiente al Portal del Mercado de Valores (www.smv.gob.pe), se mantiene cuando menos hasta la fecha efectiva de la celebración de la asamblea de partícipes o de la asamblea de fideicomisarios. Igualmente, se mantiene la información y documentación relacionadas con los asuntos a tratar mediante los medios revelados en el aviso de convocatoria.

27.2 La fecha de difusión del aviso de convocatoria se acredita con el recibo electrónico emitido por el Sistema MVNet de haber remitido el hecho de importancia de acuerdo con lo previsto en el numeral 26.3. La fecha indicada en los recibos electrónicos equivale a fecha cierta.

27.3 Lo dispuesto en el artículo 26 no exime de la notificación del aviso de convocatoria a los inversionistas mediante los medios adicionales establecidos en su normativa interna.

27.4 La documentación indicada en los numerales anteriores que remitan las Entidades a través del Sistema MVNet se difunde de manera automática y se encuentra disponible en la sección «Asamblea no presencial de Partícipes/ Asamblea no presencial de Fideicomisarios» del Portal del Mercado de Valores de la SMV (www.smv.gob.pe).

Sub capítulo II

De la celebración de las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales

Artículo 28°.- Designación de representantes de los fideicomisarios o partícipes y registro de poderes ante la Entidad

28.1 La representación de los fideicomisarios o partícipes se rige por la normativa interna que los regulan, así como por la regulación especial.

28.2 Los poderes relativos a la designación de representantes podrán ser generados por medios físicos o electrónicos y remitidos por los medios tecnológicos o telemáticos indicados en el Documento Informativo correspondiente.

Artículo 29°.- Procedimiento a seguir durante la celebración de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales

29.1 Pueden participar en las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes comités y otros órganos colegiados no presenciales, según corresponda, las personas que tengan la calidad de partícipes, fideicomisarios, sus representantes, y los que integren un comité u órgano colegiado. Asimismo, de considerarse necesario y bajo responsabilidad del órgano o persona que convocó a la reunión, podrán asistir y participar otras personas invitadas, en la medida que la regulación especial de la Entidad lo permita en la modalidad presencial.

29.2 Los medios tecnológicos o telemáticos para la celebración de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités u otros órganos colegiados no presenciales indicados en la convocatoria, permiten durante la celebración de la reunión, al menos, la transmisión simultánea de voz y sonido, así como la participación de los asistentes. Asimismo, es obligatoria la transmisión de imagen del presidente y secretario de la reunión, así como de la información que se requiera transmitir durante la reunión a los asistentes.

29.3 De optarse por la emisión del voto anticipado en las asambleas de fideicomisarios y asambleas de partícipes, siempre que la normativa interna que los regulan no lo prohíba expresamente, éste deberá realizarse por medio físico o electrónico, siempre que la sociedad haya tomado las medidas necesarias para corroborar de manera previa la identidad del inversionista. Para ello, deberá ponerse a disposición de los convocados a la reunión un formulario de votación, que deberá ser remitido mediante medios tecnológicos o telemáticos. Para efectos del cómputo de votos, dichos formularios, consignando la votación correspondiente, deben ser remitidos a la entidad con una anticipación no menor de veinticuatro (24) horas a la hora fijada para la celebración de la reunión. En caso de que se permita la emisión de voto anticipado, se considerará la participación del inversionista a efectos de determinar el quórum para la instalación de la asamblea. Adicionalmente, la Entidad deberá implementar medidas para cautelar la reserva del voto hasta el fin del proceso de votación.

29.4 En la fecha y hora indicada en la convocatoria, la persona encargada de presidir la reunión, una vez comprobado que se cuenta con el quórum requerido por la regulación especial, según el mecanismo de registro de asistencia que en la convocatoria se haya contemplado, declarará instalada la asamblea de fideicomisarios o asamblea de partícipes, comité u órgano colegiado, según corresponda. El mecanismo de registro de asistencia deberá permitir obtener un listado de asistentes a la reunión. Tanto la verificación del quórum y las mayorías requeridas para la adopción de los acuerdos serán de responsabilidad de la persona encargada de presidir la reunión, quien además permitirá el ejercicio de los derechos políticos de los asistentes.

29.5 En el caso de que se haya establecido algún medio tecnológico o telemático para dejar constancia del voto, la Entidad adoptará las medidas que le permitan identificar a los partícipes, fideicomisarios y sus respectivos representantes, así como a los miembros del comité u otros órganos colegiados que participan en la reunión no presencial.

Artículo 30°.- Reuniones no presenciales de comités y otros órganos colegiados

Las reuniones no presenciales de comités y otros órganos colegiados se rigen, en lo que resulte pertinente, por lo establecido en el artículo 29 de las presentes normas y su regulación especial.

Artículo 31°.- Actas y firmas

31.1 Las actas de asamblea de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados deberán observar el contenido previsto en la regulación especial, y dejar constancia, en ellas, de los medios por los cuales se comunicó la convocatoria y los utilizados para la celebración de la reunión y la votación.

31.2 Los órganos correspondientes de las Entidades podrán digitalizar o utilizar soluciones o plataformas tecnológicas o telemáticas para el registro y conservación de las actas y toda la documentación que resulte pertinente, correspondiendo a los órganos respectivos determinar el medio de firma electrónica o digital de la documentación que acredite la participación y acuerdo de los asistentes en las respectivas reuniones.

31.3 Podrá hacerse uso de firmas electrónicas o digitales a fin de suscribir las actas, reputándose por válida la firma realizada a través de dichos medios siempre que, en el caso de la firma electrónica, se cumpla con los siguientes requisitos:

31.3.1 Estar vinculada al firmante de manera única;

31.3.2 Permitir la identificación del firmante;

31.3.3 Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y,

31.3.4 Estar vinculada con los datos firmados por la misma, de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

31.4 Las asambleas, comités y órganos colegiados de que tratan las presentes disposiciones, se entenderán celebrados en el domicilio social de la Entidad, o en el fijado en la normativa interna que los regula, lo que deberá indicarse en las actas sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 31.1.

31.5 El presidente de la respectiva asamblea es responsable de que el acta refleje lo tratado en la reunión y los acuerdos adoptados, siendo el único obligado a firmarla. Adicionalmente, es responsable de emitir las certificaciones correspondientes. En el caso de los comités y otros órganos colegiados, las actas deberán ser firmadas por las personas que establezca su regulación especial.

31.6 En caso de que intervenga un notario de manera no presencial en dicho acto, éste dará fe de la celebración de dicha reunión y de los acuerdos adoptados.

Artículo 32°.- Responsabilidad del directorio o del gerente general

Corresponde al directorio u órgano competente de las Entidades determinar los medios tecnológicos o telemáticos que consideren más adecuados para la celebración de las asambleas de partícipes, asambleas de fideicomisarios, comités y otros órganos colegiados no presenciales, considerando que éstos ofrezcan las condiciones de seguridad y acceso a todos los participantes y que les permitan identificarlos y obtener constancia de su asistencia, participación y votación, cumpliendo las demás exigencias previstas en este título. Similar facultad y obligación corresponde al gerente general en aquellas Entidades que no cuenten con directorio.

Artículo 33°.- Responsabilidad del presidente

Quien presida la reunión es responsable ante la Entidad de velar durante la celebración de la misma que se apliquen los procedimientos y medios acordados por el directorio, gerente general u órgano competente, según corresponda, así como las demás condiciones señaladas en el artículo anterior, y que, de ser el caso, fueron debidamente informadas a través del Documento Informativo.

Artículo 34°.- Conservación de información de las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados

Las Entidades deben conservar durante diez (10) años la grabación de las reuniones, así como toda documentación, video conferencia, soporte digital o cualquier información de naturaleza similar que acredite la convocatoria y celebración de asambleas de partícipes, asambleas de fideicomisarios, comités u otros órganos colegiados no presenciales, así como el otorgamiento del derecho al acceso de la información, el derecho de participación y el derecho a voto de todos los inversionistas o sus representantes, y miembros de comités u otros órganos colegiados. En caso de que se utilicen archivos electrónicos o microformas digitales, los mismos deberán sujetarse a la legislación de la materia.

Artículo 35°.- Libros y Registros

Las Entidades están facultadas para llevar sus libros y registros en formatos electrónicos o digitales, para ello deben asegurarse que tales formatos cumplan con las medidas de preservación, seguridad y confidencialidad.”

Artículo 2.- Incorporar el Anexo C a las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01, el que queda redactado de la siguiente manera:

“ANEXO C

Especificaciones para elaborar y difundir el Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de asambleas de partícipes o asambleas de fideicomisarios no presenciales

Para la elaboración y difusión de este documento se debe observar lo siguiente:

1. Debe ser elaborado en un formato que permita su envío a través del sistema MVNet.

2. El documento se remitirá a través del sistema MVNet por la ruta de los hechos de importancia, de manera conjunta con el aviso de convocatoria.

3. Contenido mínimo del «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de asambleas de fideicomisarios no presencial» y del «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de asambleas de partícipes no presencial»:

3.1. Identificación del medio que se utilizará para celebrar la asamblea no presencial.

3.2. Identificación del medio o medios que se habilitarán para el ejercicio del derecho de voto.

3.3. Descripción y explicación detallada del funcionamiento de los medios referidos en los numerales 3.1. y 3.2. precedentes.

3.4. El procedimiento para acceder a la celebración de la asamblea de fideicomisarios o asamblea de partícipes de manera no presencial y a través del medio identificado, en observancia de lo previsto en el numeral 3.1 precedente.

3.5. El procedimiento para poder ejercer el derecho de voto a distancia a través del medio o medios habilitados para ello, en observancia de lo establecido en el numeral 3.2. precedente.

3.6. Los medios que implementará el directorio de la entidad, el representante de obligacionistas u órgano competente para dejar evidencia de la asistencia no presencial y de la votación.

3.7. El procedimiento que deben observar los fideicomisarios o partícipes para hacerse representar por otra persona, de ser el caso, así como los medios tecnológicos o telemáticos mediante los cuales se puede registrar los poderes.

3.8. Otros aspectos relevantes a criterio del directorio, gerente general, representante de obligacionistas u órgano competente.

3.9. Solo en el caso de que se implementen, se debe detallar lo siguiente:

3.9.1. El procedimiento adicional que podría utilizar el fideicomisario o partícipe para poder confirmar su asistencia a la asamblea no presencial, de manera previa a la fecha de celebración de la misma.

3.9.2. El procedimiento que deberá seguirse en caso de que se opte por reconocer la emisión del voto anticipado, esto es, el voto que se emita antes de iniciada la asamblea de fideicomisarios o asamblea de partícipes no presencial.”

Artículo 3.- Incorporar las siguientes Disposiciones Complementarias Finales y Disposiciones Complementarias Transitorias a las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01, las que quedan redactadas de la siguiente manera:

“DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

Primera.- PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LAS ENTIDADES

Las Entidades deberán tener implementada una página web corporativa a más tardar el 1 de agosto de 2020. A partir de dicha fecha será exigible la difusión de la información de que trata el artículo 20 de las Normas Comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01.

No obstante, aquellas Entidades que opten por acogerse a las disposiciones contenidas en el Titulo IV de las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01, deberán tener implementada su página web, a efectos de la publicación del aviso de convocatoria a asambleas de partícipes y asambleas de fideicomisarios no presenciales y del Documento Informativo de que trata el artículo 26.3 de dicha Norma.

Segunda.- DESIGNACION DE DIRECTORES INDEPENDIENTES

Las Entidades deberán, en la oportunidad que designen directores o los reelijan, designar a un(los) Director(es) Independiente(s) que cumpla(n) con los lineamientos establecidos en la Resolución SMV Nº 016-2019-SMV/01 y en ningún caso más allá del 31 de marzo de 2021.

Tercera.- REGLAMENTO DE DIRECTORIO DE ENTIDADES

Las Entidades deberán contar con un Reglamento de Directorio, que regule los aspectos mínimos señalados en el artículo 18 de las presentes normas, a más tardar el 30 de septiembre de 2020, el mismo que deberá estar a disposición de la SMV.

Cuarta.- SEPARACION DE CARGOS DE GERENTE GENERAL Y PRESIDENTE DE DIRECTORIO

Las Entidades deberán cumplir con lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 20 de las presentes normas, a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Quinta.- EMPRESAS CLASIFICADORAS DE RIESGO

Los comités de clasificación de riesgo de las empresas clasificadoras de riesgo pueden aplicar los procedimientos para sesionar de manera no presencial según lo previsto en sus manuales internos.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS

Primera.- NOTIFICACIONES PERSONALES

Durante el Estado de Emergencia y en tanto existan restricciones a la libertad de tránsito acordes con las disposiciones emitidas por el Poder Ejecutivo, no será exigible la notificación física a los inversionistas, en caso de que dicha modalidad haya sido reconocida en sus contratos, prospectos, manuales o demás documentos que regulen a las entidades autorizadas y supervisadas por la SMV.

Lo señalado en el párrafo anterior, no exime a la Entidad de comunicarse con los respectivos clientes y de adoptar las medidas necesarias para que éstos se encuentren debidamente informados de lo dispuesto en la presente disposición y de cualquier otra información relevante, así como de la oportunidad y forma en la que se subsanará la notificación física, de corresponder.

Segunda.- FIRMA DE ACTAS

Durante el Estado de Emergencia y en tanto existan restricciones a la libertad de tránsito acordes con las disposiciones emitidas por el Poder Ejecutivo, las actas y demás documentos necesarios que se elaboren o conserven en documentos físicos pueden ser firmados únicamente por el presidente de la reunión, o quien haga sus veces.

Una vez levantadas las restricciones señaladas en el párrafo anterior, las Entidades tendrán un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente de culminadas las restricciones, para recabar en las actas las firmas faltantes.

Tercera.- PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS EN DIARIOS

Excepcionalmente y en tanto dure el Estado de Emergencia Nacional o existan restricciones al libre tránsito, no será exigible la obligación de publicación del aviso de convocatoria a asamblea de partícipes o de fideicomisarios en los diarios, que pudiera estar prevista en la respectiva normativa interna señalada en el numeral 27.3 del artículo 27del capítulo I del Título IV de las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV, aprobadas por Resolución SMV Nº 039-2016-SMV/01.

Cuarta.- MODIFICACIÓN DE ESTATUTOS Y DESIGNACIONES

Asimismo, las Entidades que no cuenten con Directorio, tendrán plazo para modificar sus estatutos y designar a los integrantes de su Directorio hasta el 31 de marzo de 2021, observando las disposiciones contenidas en las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV y los Lineamientos para la calificación de un director independiente aprobados por Resolución SMV Nº 016-2019-SMV/01.”

Artículo 4.- Publicar la presente resolución en el Diario Oficial El Peruano y en el Portal del Mercado de Valores de la Superintendencia del Mercado de Valores.

Artículo 5.- La presente resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

JOSÉ MANUEL PESCHIERA REBAGLIATI

Superintendente del Mercado de Valores

1868319-1